2. Поручите работу с входящим сообщением другому че-
ловеку. Если оно требует действий, которые может или
138 Работай меньше, успевай больше
должен выполнить кто-то другой, перешлите его это-
му человеку сразу же.
3. Включите поступившее сообщение в список задач.
Если полученное электронное письмо предполага-
ет действия, на выполнение которых понадобится
некоторое время, включите их в свой список задач.
Воспользуйтесь ежедневником, чтобы записать в нем
сроки выполнения задачи.
4. У далите поступившее сообщение или переместите
его в другую папку.
Придерживаясь этих четырех правил, обработайте каждое
электронное письмо. По окончании у вас будет пустой ящик
входящей почты.
Совет. Не начинайте свой рабочий день с открытия электронной по-
чты. Вместо этого займитесь выполнением самой важной задачи.
Реализовав ее (или сделав требуемую часть работы, связанной с ее
выполнением), можете открывать почту. Входящие сообщения могут
отвлекать вас от текущих дел, поэтому старайтесь сначала заняться
именно делами.
Обработка обычной почты
и служебных записок
Обрабатывайте входящую бумажную корреспонденцию
и служебные записки один раз в день, возможно сразу
по приходу на работу, до проведения запланированных встреч
и выполнения других текущих дел. В зависимости от харак-
тера вашей деятельности уделяйте обработке всех входящих
бумаг, которые накапливаются за день, от 30 до 60 минут.
Если у вас есть секретарь, поручите ему не передавать вам
поступающие бумаги после того, как вы закончите работу
с документами, находящимися в лотке для входящих бу-
маг. Попросите секретаря разделять все входящие материа-
лы по категориям, чтобы вам было легче с ними работать.
4. Сделайте это своей привычкой 139
В конце рабочего дня ваш секретарь, избавившись от неиз-
бежного почтового мусора, должен положить входящие бу-
маги в отведенный для этого лоток, а те документы, которые
предназначены для других сотрудников, разложить по их
лоткам. Тогда вам не придется заниматься обработкой этих
материалов. В вашем лотке для входящих бумаг еще должны
находиться бумаги из календарной картотеки, работа с ко-
торыми назначена на следующий день.
Некоторые руководители требуют, чтобы секретари при-
сутствовали во время обработки документов. В этом случае
секретарь раскладывает бумаги по нужным папкам, запи-
сывает указания босса и помогает ему быстрее справиться
с работой. Кстати, я рекомендую руководителям исполь-
