зовать этот способ для обучения новых секретарей. В этом
случае руководитель должен прорабатывать каждый доку-
мент, четко проговаривая вслух свои действия, чтобы секре-
тарь составил представление о стиле работы босса. По мое-
му мнению, две недели такого сотрудничества равносильны
году обычной совместной работы.
Независимо от того, есть у вас помощник или нет, вы
не должны просто просматривать входящие бумаги. Выпол-
няйте с каждым листом необходимые действия: дайте ответ, перенаправьте другому человеку, прочитайте или поместите
в нужную папку. Если документ связан с текущим проектом
и требует определенных действий в ближайшем будущем, по-
ложите его в папку для рабочих материалов. Если он требует
немедленных действий выполните их. Если документ пред-
полагает обсуждение с одним из ваших подчиненных или с ру-
ководством, положите его в папку с именем этого человека, чтобы рассмотреть данный вопрос во время очередной плано-
вой встречи. Если документ требует прочтения сделайте это.
Если он связан с задачей, которую необходимо выполнить в бу-
дущем, внесите соответствующую запись в список задач и от-
метьте также, каким должен быть ваш следующий шаг.
140 Работай меньше, успевай больше
Не делайте никаких исключений из правила. В этом и заклю-
чается момент истины. Если тот или иной документ требу-
ет от вас действий, на выполнение которых уйдет два или
три часа, выделите в своем графике это время. Внесите этот
вопрос в список задач. Но б´ольшую часть входящих доку-
ментов вы должны обрабатывать сразу же, полностью изу-
чив все бумаги, которые находились в лотке для входящих.
Некоторые из них не очень важные, но в любом случае вы
должны просмотреть их.
Кто-то может возразить, что разового просмотра бумаг
в день недостаточно. Что же, позвольте не согласиться с этим.
Как правило, важные вопросы решаются посредством теле-
фонных звонков, личных визитов или электронной почты.
Поскольку большинство людей не имеют привычки тут же об-
рабатывать входящие бумаги, они и не полагаются на них в тех
вопросах, которые требуют незамедлительного решения. Если
вы научитесь ежедневно обрабатывать все свои бумаги, у вас
не будет завалов и вы удивите коллег своей оперативностью!
Чтение
Точно так же следует поступить и с чтением. Выделите для
него удобное время. Часть материалов вы, безусловно, про-
чтете в ходе обработки обычной почты, электронных писем
и служебных записок. Помните: если уж берете в руки лист
бумаги, то должны прочитать его здесь и сейчас. Некоторые
люди читают утром по дороге на работу, другие читают
на борту самолета, кто-то уделяет этому занятию время
в конце рабочего дня, чтобы подготовить материалы на зав-
тра. Я читаю в обеденный перерыв. Очень важно найти под-
ходящее время для чтения. Решите это и сделайте своей при-
