4. Сделайте это своей привычкой 135
свяжетесь с Биллом, у вас под рукой будет ежедневник, и вы
сможете предложить ему несколько вариантов возможного
времени и даты встречи. С одной стороны, это позволит вам
произвести впечатление на Билла, а с другой уделить теле-
фонному разговору с ним минимум времени.
Если у вас нет секретаря, который фильтровал бы входя-
щие звонки, можете воспользоваться голосовой почтой или
автоответчиком. Создайте автоматическое сообщение при-
мерно такого содержания:
Здравствуйте, это Фрэнк. Сейчас я не могу ответить на ваш звонок. Если
вы оставите подробное сообщение, я подготовлюсь к нашему разговору
и перезвоню вам при первой же возможности. Как правило, я принимаю
звонки с 11:30 до 12:00. Пожалуйста, сообщите мне, подходит ли вам это
время. Если нет, уточните, когда я могу с вами связаться.
После введения новой рутинной практики работы с теле-
фонными звонками вам необходимо строго придерживаться
ее. Старайтесь принимать телефонные звонки только в от-
веденное для этого время (руководствуясь теми критериями
определения их срочности, которые вы установили).
Такой подход позволит вам должным образом подго-
товиться к ответным звонкам, просмотреть необходимые
файлы или документы. Кроме того, у вас под рукой будут
все материалы, имеющие отношение к теме разговора, и вам
не придется зря тратить время. Отвечайте на звонки точно
так же, как обрабатываете входящие бумаги, по одному
за раз, полностью прорабатывая соответствующий вопрос.
Сделайте свой график работы с телефонными звонками до-
статочно гибким, составляя его с учетом часовых поясов, срочности и прочих особых обстоятельств.
Еще один важный момент
Я настоятельно рекомендую отключать телефон, когда вы
заканчиваете работать, и не включать его до тех пор, пока
не начнется следующий рабочий день. Разумеется, многие
136 Работай меньше, успевай больше
из вас будут категорически возражать против этого по-
нимаю, во многих сферах деятельности такое просто невоз-
можно. Врач всегда должен быть на связи. Агент по прода-
же недвижимости тоже. Тем не менее у большинства из нас
рабочий день заканчивается в определенное время. Если
вы оставляете телефон включенным, это предполагает, что
люди будут звонить вам в то время, когда вы должны за-
ниматься своей личной жизнью. Вы будете удивлены, на-
сколько отключение телефона подстегнет вас укладываться
с делами в рамки рабочего времени. Люди, которые захотят
связаться с вами, тоже поймут, что им следует звонить вам
в рабочее время. Лучший способ обуздать мобильный теле-
фон отключить его.
Выделяйте в своем расписании время
для обработки электронной почты
