4. Сделайте это своей привычкой 129
Гораздо эффективнее обрабатывать электронную почту
два-три раза в день в специально отведенное для этого
время. Так вы не будете отвлекаться и, кроме того, научи-
тесь устанавливать предельные сроки выполнения стоя-
щих перед вами задач и придерживаться этих сроков.
Выделите в своем ежедневнике время для провер-
ки сообщений голосовой почты и ответных звонков.
Это тоже сократит количество ненужных перерывов
в работе и поможет более результативно реагировать
на телефонные сообщения.
Предусмотрите в своем расписании время для чте-
ния. Возможно, для того чтобы успешно справляться
со своими обязанностями, вам необходимо отслежи-
вать, что печатается в прессе, и читать другие важные
материалы. При наличии более срочных дел чтение,
как правило, оставляют на потом. Но если вы вклю-
чите его в свое ежедневное расписание например,
запланируете делать это во время обеденного пере-
рыва и возьмете с собой соответствующие материа-
лы, то сможете более эффективно справляться с этим
аспектом своей работы.
Гораздо легче взять из лотка для исходящих бумаг
целый пакет готовых документов и разослать их все
одновременно, чем вставать из-за стола каждый раз
по окончании обработки одного документа.
На то, чтобы разложить все готовые бумаги по папкам
за один раз, требуется гораздо меньше времени и уси-
лий, чем если проделывать это с каждым отдельным
документом.
Группирование однотипных задач позволит вам гото-
виться к их выполнению один раз, вместо того чтобы
делать это многократно в случае их бессистемного вы-
полнения.
130 Работай меньше, успевай больше
То, что можно сделать когда угодно, не будет сделано никогда.
Шотландская пословица
Составьте график работы
и вам не придется делать выбор
Важно понимать различие между решением задач по мере
возникновения в этом необходимости и постоянным откла-
дыванием на потом. Существует способ справиться с данной
проблемой. Я называю его так: «Сделайте это сразу же по-
том». Назначьте в своем расписании время для выполнения
рутинной работы (например, открыть и прочитать письма, об-
работать электронную почту, ответить на телефонные звонки
и т. д.) и когда оно придет, выполните ее сразу же! Не вспо-
минайте о ней до тех пор, пока не будете готовы выполнить ее.
И вот тогда сделайте ее. Сделайте это сразу же потом.
