Технологии эффективной работы

Главный ключ к успешному поиску информации — это хранение ее в одном месте. Чтобы организовать вашу систему хранения информации, нужно сделать выбор, потому что существует огромное количество средств, с которыми приходится работать, — архив, компьютерные папки с документами, электронная почта, автоответчик, скоросшиватели и т. д. Когда один документ надо искать во многих местах, у вас наверняка возникнут трудности в доступе к этой информации в момент, когда она крайне необходима.

Чтобы избежать беспорядка, поместите всю свою информацию или в компьютер, или в архив, в зависимости от того, что для вас более удобно. 90 процентов работы связаны с компьютером, но 10 процентов сотрудников пользуются печатными текстами. Делайте то, что для вас наиболее естественно. Можно даже выбрать наиболее удобное средство для каждого вида информации. Обратите внимание на пример, описанный ниже, где каждый вид информации привязан к своему средству.

УСТАНОВИТЕ ПОЛИТИКУ ОДНОСТОРОННЕГО ВХОДА

Если вы держите свое расписание в компьютере, а встречи иногда приходится назначать где-нибудь на собрании, записывая информацию на бумаге, сразу по возвращении в кабинет перенесите данные в компьютер, а не полагайтесь на записи. Если ваша база деловых контактов занесена в компьютер, а вы на конференции получили от кого-то визитную карточку, занесите данные в компьютерную систему, а карточку можете выбросить.

Если вы предпочитаете хранить все телефонные номера в компьютере, а кто-то передает по электронной почте номер сотового телефона, адрес или контактную информацию, автоматически перенесите их в нужный раздел. Помните: у вас должно быть только одно место, где можно хранить конкретную информацию!

Непросто придумать мотив для того, чтобы найти время и перенести кое-какую информацию. Измените свой взгляд. Вы не просто переносите ее, а определяете на место, для того чтобы в следующий раз воспользоваться ею. Как приятно иногда поискать телефонный номер для важного делового контакта и… вот он! Именно там, где и должен быть, в вашей базе данных. И вы его нашли с первого раза.

«Да, но… я терпеть не могу убирать вещи»

Очень часто у нас отличная система, но она терпит не потому, что мы слишком быстро двигаемся вперед. Отсутствие надлежащего порядка особенно ярко проявляется, когда мы берем документ из папки или стопки и не удосуживаемся положить его на место, прежде чем приступить к следующему проекту. К сожалению, в следующий раз, когда мы обращаемся к необходимому архиву, в нем отсутствует множество документов и у нас нет ни малейшего представления, где они находятся.

Решение. Лучший способ предотвратить неприятную ситуацию — это не вынимать документы из архива. Держите главный архив нетронутым, а для собрания или поездки отпечатайте рабочую версию документа. Это может стоить вам некоторого количества красящего порошка, но зато сбережет время и деньги позже, когда вы убедитесь, что все необходимые для работы документы на месте, ничего не потеряно. Можно также взять с собой на собрание или в поездку всю папку с документами, избежав таким образом необходимости по возвращении снова собирать их вместе.

ОТМЕТЬТЕ СВОЙ ПУТЬ «ХЛЕБНЫМИ КРОШКАМИ»

Если вам необходимо взять из архива какой-то документ, сделайте это очень аккуратно и, чтобы не забыть вернуть его на место, оставьте за собой «дорожку из хлебных крошек». Когда вы вынули документ, положите яркую закладку в то место, откуда вы взяли папку, или туда, где лежал документ («хлебные крошки»). Таким образом, вы никогда не забудете, откуда вы его взяли. Когда вы вернетесь в кабинет, все, что вам нужно сделать, это найти закладки и положить документ на место. У вас уйдет на это всего три минуты, стоит только побеспокоиться заранее и воспользоваться цветными закладками.

«Да, но… другие люди не кладут вещи на место»

Вы можете быть очень исполнительным человеком и всегда класть вещи на место, но ваши партнеры по проекту могут оказаться совершенно несобранными. Они постоянно берут документы из архивов коллективного пользования (клиентские архивы, маркетинговые материалы и т. д.) и никогда не возвращают их на место.

Решение. Перечень. Лист бумаги, размером с папку, с напечатанным перечнем документов, хранящихся в ней. Это вам поможет навести порядок. Если кто-то берет документ из папки, он помещает на это место перечень, отметив на нем название документа, свое имя и число, когда документ был взят. Таким образом, когда вы берете папку и не обнаруживаете в ней нужного документа, достаточно просто посмотреть на перечень. «Люк взял такой-то и такой-то документы 6 сентября 2003 года». Теперь вы знаете, куда обращаться за пропажей.

НАВЕДИТЕ ПОРЯДОК В ПОРТФЕЛЕ

Переполненные, как попало уложенные портфели становятся источником головной боли, когда вы вынуждены везде таскать их с собой, и смущения, когда вы во время встречи перекапываете в них все и не можете найти того, что вам нужно. Когда в вашем портфеле все правильно уложено и заполнен он только необходимыми для работы вещами, вы чувствуете, что ситуация у вас под контролем, вы хозяин своего времени и на встрече с клиентом полны уверенности в себе. Портфель — это миниатюрное отражение вашего кабинета. Начав с наведения порядка в портфеле, вы получите прилив вдохновения, чтобы заняться другими зонами беспорядка, скажем, рабочим столом и архивами.

Разделите содержимое своего портфеля на два типа — постоянное (калькулятор, визитные карточки, ручки, очки) и временное (документы, справочный материал и те бумаги, которые вы переносите из одного места в другое). Выделите в портфеле отделение для каждого предмета. Например, первое отделение для средств общения и вашего органайзера, среднее — для временных документов, а внутренний карман — для личных предметов и денег.

Ограничьте содержимое своего портфеля.

Будьте практичны.

Никогда не берите проект домой или в деловую поездку, если не планируете выделить специальное время для работы над ним. Просмотрите рекомендации к навыку 4, как правильно спланировать время, чтобы в срок выполнить работу. Установите для себя лимиты веса — никаких книг в тяжелых переплетах и папок с документами толще одного дюйма в дорогу не брать.

Ежедневно проверяйте свой портфель, вынимайте старые документы, дорожные принадлежности, лишние ручки и карандаши, визитные карточки, которые собрались во время деловой поездки. Наведя порядок в портфеле, вы ощутите легкость, уверенность и, возможно, у вас появится непреодолимое желание заняться своим кабинетом.

ОРГАНИЗУЙТЕ ПРОСТРАНСТВО НА РАБОЧЕМ СТОЛЕ

Если меры, описанные выше, не помогли вам быстро отыскивать необходимые вещи, давайте копнем глубже. Заваленный стол — одна из самых наглядных и раздражающих проблем на рабочем месте. Не хватает места для работы, трудно сконцентрироваться, кроме того, он производит неблагоприятное впечатление на сослуживцев, клиентов и руководство. Если ваши коллеги кладут документы на стул, чтобы вы не потеряли их, знайте, у вас серьезные проблемы с организацией рабочего места. Наведение порядка на столе — самый быстрый способ вернуть контроль над обстановкой в кабинете — часто обеспечивает вас временем для усовершенствования систем, требующих вашего внимания, и возможностями избавиться от некоторых вещей.

Археологические раскопки на некоторых столах обнаруживают залежи неразобранной почты, незаконченных проектов, перечней вопросов, которые надо обсудить с другими, документов, которые забыли положить на место, оставленных коллегами кофейных чашек. Если все эти вещи собрать вместе, неразбериха создаст определенные трудности для понимания, на каком вы свете находитесь с любым из своих проектов. Сначала разделите проекты на новые и старые. Обычно соотношение бывает такое: материалы, с которыми надо работать, 1:3, а документы, которые надо положить на место или отнести