Технологии эффективной работы

куда-нибудь, когда будет время, — 2:3.

Избавьтесь от провоцирующей беспокойство неопределенности, разделив каждое пространство на три визуальные зоны, отражающие прохождение документов через ваш стол: «входящие», «в работе» и «исходящие».

Эти три зоны создадут отчетливую наглядную картину того, как проекты и другие документы проходят через ваш стол. Убедитесь, что зона «входящих» документов находится близко от двери или на углу вашего стола для облегчения доступа всем заинтересованным лицам. Рабочая зона должна располагаться в середине рабочего пространства, занимая большую часть стола и место для хранения внутри. «Исходящую» зону лучше расположить на противоположной от «входящей» стороне кабинета, или на книжном шкафу, или на картотечном устройстве за вашим столом (см. рис. 6.1).

^Рис. 6.1

Таким образом следует размещать зоны. А теперь о том, как содержать их в порядке.

ЗОНА «ВХОДЯЩАЯ»

Содержит только новые материалы, включая почту, рукописи, проекты и заявки, которые вы еще не читали и с которыми не имели дела.

• Желательно иметь один или несколько ящиков для входящей почты, разделив материал на большие категории. (Например, если у вас два помощника, заведите два ящика, подписав один «От Питера», а другой «От Эдди».) Разделение «входящих» материалов сэкономит время, потраченное на копание в стопках. Короче говоря, чем больше стопка новой информации, получаемой вами ежедневно, тем больше вам поможет разделение на категории.

РАБОЧАЯ ЗОНА

Здесь должны содержаться материалы, над которыми вы сейчас работаете, включая все документы, необходимые для решения задачи. Сюда могут входить проектная документация, справочная литература, календарь, телефон, контракты, ручки, карандаши и скрепки. Все, что вам необходимо для работы, должно быть под рукой. Если вы встаете из-за стола за каждой мелочью, то за день теряется очень много времени.

Горячий совет

Не позволяйте лишним документам неопределенное время оставаться в вашем кабинете.

Одна моя клиентка постоянно называла ящик для входящих материалов «адской бездной». У нее никогда не находилось времени, чтобы просмотреть каждый документ, поэтому там была постоянная смесь из новых и старых документов, бумажный ералаш. Когда она наконец добралась до ящика, чтобы немного расчистить пространство, она потратила на это половину рабочего дня.

Чистите входящую зону через регулярные промежутки времени: несколько раз в день или в неделю, все зависит от вашей работы и количества входящего материала. Это занятие требует терпения. Обратите внимание, сколько времени у вас занимает процесс наведения порядка, и внесите его в свое регулярное расписание. Очень важно, чтобы вы, разбирая новый материал, были решительны и сразу продвигали документы дальше. Не помещайте материалы обратно после того, как вы их посмотрели. Не откладывайте опять работу с ними. Как только вы увидели новый документ, переходите к следующему действию — переводите его в рабочую зону и займитесь им.

• Отличайте временные материалы от постоянных. Временные материалы — это документы, которые поступают, требуют немедленной реакции и потом почти сразу же покидают ваш кабинет и передаются кому-то еще (на подпись, на утверждение, рукописи для получения рецензии и т. д.). Поэтому временные документы лучше хранить на столе. Постоянные материалы — это повседневные проекты, темы, документы по клиентуре, с которыми вы постоянно работаете, они являются частью ваших основных обязанностей. Лучше их хранить в ящиках стола или в картотечном шкафу на расстоянии вытянутой руки от вашего стула, чтобы уменьшить загромождение поверхности стола (хотя для некоторых людей стопки документов на столе в пределах рабочей зоны повышают эффективность труда).

• Организуйте пространство таким образом, чтобы архивные материалы хранились вне рабочей зоны. Архивные документы — это материалы уже законченных проектов, которые, может быть, больше никогда не понадобятся, но должны храниться для налоговых и юридических целей. Нет необходимости загромождать ограниченное пространство вашего кабинета этими папками. Уберите их из кабинета в общий архив или в кладовку. Составьте опись документов, которые вы туда отправляете, и храните ее среди постоянных документов, чтобы в случае необходимости вы могли вспомнить, что было передано, и вернуть, если понадобится.

ЗОНА «ИСХОДЯЩАЯ»

Это место, куда вы складываете законченную работу, которую потом отсылаете еще куда-нибудь, — документы для архивирования или отправки по почте, задания, которые вы передаете, ответы на запросы коллег, сослуживцев, руководителя или вашего помощника. Если они находятся в исходящей зоне, значит, работа над ними закончена.

• Так же, как в случае с входящей зоной, у вас должен быть один или несколько ящиков для исходящих документов. Лучше разместить в них документы по категориям для более быстрой работы над ними.

• Если вам приходится ежедневно встречаться с несколькими разными людьми, можно для каждого завести отдельный ящик, чтобы вы сразу могли взять нужные документы и отправиться с ними на собрание, готовые обсуждать и продвигать все свои законченные проекты и задания. Цель разделения ящиков для исходящих документов — сокращение времени, затрачиваемого вами или вашими сотрудниками на сортировку содержимого и работу с ним.

• Проясните для себя, кто будет заниматься чисткой ящиков для исходящих документов (забирать из них документы) — вы или кто-то из ваших сотрудников? Если это будут другие люди, им может понадобиться доступ в вашу исходящую зону. Если этим будете заниматься вы, включите эту работу в свое расписание на день, неделю или месяц, иначе исходящие документы останутся здесь навечно.

Когда мы наводили на столе Марка порядок, выяснилось, что 10 процентов документов были новыми. 10 процентов необходимо было архивировать. А 80 процентов документов, как он их называл, «зависших» — идеи и замечания для будущих собраний, отчеты, присланные ему торговыми представителями для обсуждения, или распечатанные материалы для передачи дальше по инстанциям.

Мы поступили следующим образом: поместили один ящик для входящих материалов на угол его стола ближе к двери, чтобы его помощник мог туда класть новые документы.

Вместо того чтобы держать зависшие материалы на столе, я предложила выделить место для их хранения в шкафу для документов, прямо за его спиной (который, надо заметить, почти всегда пустовал!).

В верхний ящик мы уложили папки для каждого из его торговых представителей — восемнадцать штук. Когда кто-то из них присылал ему материалы для обсуждения, Марк сразу же помещал их в именную папку. Каждый раз, когда он делал заметки или появлялись вопросы для обсуждения с кем-то из представителей, он также все это складывал в определенную папку. Если он разговаривал с представителем по телефону, можно было сразу взять нужную папку, достать материалы и быть полностью подготовленным к конкретному разговору. И на его столе теперь всегда было чисто!

Исходящая зона Марка состояла из двух ящиков, стоящих на дальнем конце того же шкафа для документов; один был подписан «Для работы», а второй — «В архив». Его помощник мог несколько раз в день вынимать из них документы, если это было необходимо.

Простым наведением порядка на столе Марка мы создали осязаемое, видимое движение его работы,