которое дало ему уверенность в себе. Он стал четко мыслить, у него всегда была под рукой нужная информация. И, что самое главное, у него теперь была система, которая поддерживала его в новой роли менеджера. Теперь Марк всегда был готов к продуктивным переговорам, когда звонили его торговые представители.
Как я уже заметила в начале главы, накапливание ненужной информации угнетает нас физически, эмоционально и психологически, мешает быстро принимать решения, чтобы идти в ногу с вашей работой.
Нам всем известно, что следует избавляться от лишнего, но ответы на вопросы: «Нужно ли мне это?», «Хочу ли я этого?» могут стать довольно трудными. Не нужно давать на них ответы сгоряча. Кто станет бросать дела, чтобы принять такое решение, при очень напряженном графике? Мы имеем склонность беречь нашу способность принимать решения для клиентских проектов, создания продукта, оказания услуг или для других дел, связанных с исполнением обязанностей.
Однако пока мы принимаем решение о том, что сохранить, а что убрать, документы накапливаются.
Секрет того, как избежать такой ситуации, состоит в постоянной сортировке и чистке. А чтобы облегчить этот процесс, вам потребуется ежедневно обновлять решение о том, что хранить, а что выкинуть. Воспользуйтесь следующими восемью вопросами, чтобы вам было легче принимать решение.
• Связано ли это с вашими основными обязанностями?
• Поможет ли вам это завершить проект, над которым вы работаете?
• Имеет ли это отношение к вашим перспективам или возможностям?
• Поможет ли это зарабатывать деньги?
• Занимаетесь ли вы этим регулярно?
• Есть ли у вас время, чтобы заняться этой информацией?
• Станет ли ваша работа эффективнее, если вы избавитесь от лишних вещей?
• Есть ли какие-то причины, связанные с налогами или правовыми нормами, чтобы хранить невостребованные материалы?
ЗНАКОМЬТЕСЬ: КЭТИ, МАСТЕР ПО НАКАПЛИВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Кэти была менеджером по организации зрелищных мероприятий с огромным кабинетом, достаточным по размеру, чтобы можно было поставить массивный дубовый стол, несколько книжных шкафов до потолка, большой стол для заседаний на шесть человек плюс два шкафа для документов и еще четыре с ящиками для картотеки. И тем не менее кабинет был полностью завален десятками тысяч документов, сваленных один на другой на любой обозримой поверхности, включая пол. Кэти была печально известна своим беспорядком. Мне сказали, что она будет самым значительным испытанием за всю историю моего бизнеса.
Когда я пришла к ней на встречу, то сразу поняла, что ее неорганизованность — оптический обман. Когда Кэти проводила меня сквозь груды документов, она могла назвать, что лежит в каждой из них. Здесь не шло речи о том, что она не может что-то найти. Она была «штабелеукладчицей», так сконцентрированной на своей работе, что никогда не находила времени, чтобы что-то убрать, а вместо этого накапливала документы и складывала их в стопки по размеру. Только верхние шесть дюймов каждой стопки могли понадобиться для работы, а остальные были старыми, невостребованными документами, которые давно нужно было куда-то определить, но Кэти не удосуживалась найти для этого время. Она имела привычку заниматься чисткой только тогда, когда она переходила на новую работу, а на этом месте она работала уже семь лет!
Кэти же не беспокоило, что другие думают о ее кабинете. Ее даже не волновало, что негде было сесть. Для этого существовал конференц-зал. Ей нравилось работать в уединении, чтобы она могла полностью сосредоточиться на своих звонках, договорах и стратегическом планировании, встречаясь с другими на собраниях.
Но свалка стала на нее давить, снижая творческую активность ощущением, что эти горы бумаг лишают ее пространства. Они были такими огромными, что даже воздух в ее кабинете был спертым. Работая бок о бок, мы провели две недели, убирая старые, отработанные, ненужные материалы.
Создайте перечень материалов, от которых надо избавляться, для каждой зоны своего кабинета. «Избавляюсь от ненужного в процессе работы». Используйте эти примеры в качестве точек отсчета, чтобы подогнать списки к вашему бизнесу и потребностям. Прикрепите их к доске объявлений, чтобы этот процесс каждый день проходил быстро и автоматически.
«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — печатные листы
• Устаревшие рукописи и отчеты.
• Те документы, оригиналы которых есть у кого-то другого, и вы можете в любой момент ими воспользоваться, если возникнет необходимость.
• Машинописные копии документов и докладов, если оригиналы хранятся в компьютере.
• Дубликаты. Храните оригинал в пластиковом конверте для защиты, сохраните одну копию, остальные уничтожьте.
• Старые наброски писем, предложений и докладов. Оставьте лучшие из них (окончательные), от остальных избавьтесь.
• Нерассортированная почта трехмесячной давности.
• Заявки на продукцию (не беспокойтесь, они пришлют вам новые, хотите вы этого или нет).
• Материалы, унаследованные от сослуживца или вашего предшественника. Отправьте их в запасники, если не пользуетесь ни одним из них.
• Литература и материалы по продвижению продукции тех компаний, в сотрудничестве с которыми вы не заинтересованы. И даже тех, с которыми вы готовы иметь дело. Если у них есть сайт и вы знаете номер их телефона, для чего нужны печатные копии?
• Приглашения на конференции и буклеты, посвященные им. Решите для себя, хотите ли вы посетить это мероприятие. Если да, отметьте число в своем органайзере, остальное уничтожьте.
• Устаревшие, так и не раскрытые материалы для чтения (газеты недельной давности, журналы трехмесячной давности, книги, которые вы храните годами, но так и не нашли время прочитать).
• Литература, касающаяся прошлых конференций, содержащая информацию, с которой вы уже знакомы.
• Отпечатанные данные из Интернета. Избавьтесь от бумаги, но сохраните адреса сайтов.
Исследования и получение знаний очень важны в современном деловом мире. На нас сваливается информация одновременное разных сторон, и могут возникнуть некие параноидальные фантазии: а) мы должны ее всю знать; б) все остальные в этом мире знают гораздо больше меня.
«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — компьютерные файлы
• Сотрите или запишите на СД-диск все, что не использовалось более двух лет.
