Делопроизводство. Подготовка служебных документов

обеспечение более полного и качественного выполнения аттестуемым сотрудником своих должностных обязанностей (порученной работы).

3.3.7. Формулирует и обсуждает предложения по дальнейшему деловому предназначению аттестуемого сотрудника.

3.3.8. Принимает решение об аттестации или неаттестации сотрудника, утверждает или не утверждает представленный на него отзыв.

3.4. При принятии решения об аттестации или неаттестации сотрудника учитываются:

3.4.1. Степень соответствия сотрудника квалификационным требованиям по фактически занимаемой должности (выполняемой работе).

3.4.2. Результаты участия сотрудника в решении поставленных перед соответствующим структурным подразделением компании задач.

3.4.3. Общая эффективность работы сотрудника за аттестационный период, его отношение к порученному делу.

3.4.4. Полнота и качество выполнения сотрудником рекомендаций предыдущей аттестации.

3.4.5. Полнота и качество выполнения сотрудником должностной инструкции (инструкции по виду деятельности), приказов и распоряжений руководства компании, указаний и поручений своего непосредственного начальника.

3.4.6. Наличие у сотрудника неснятых дисциплинарных взысканий, случаев привлечения к материальной ответственности.

3.4.7. Наличие у сотрудника специальных знаний, умений и навыков для надлежащего исполнения своих должностных полномочий (порученной работы).

3.4.8. Состояние здоровья сотрудника.

3.4.9. Отсутствие в отношении сотрудника ограничений, препятствующих надлежащему выполнению должностных полномочий (порученной работы).

3.4.10. … (И т. д.)

3.5. Заседание аттестационной комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее трех четвертей ее членов.

3.6. Решение аттестационной комиссии принимается в отсутствие аттестуемого сотрудника и его непосредственного начальника открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов аттестационной комиссии. При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председателю комиссии. Секретарь комиссии обладает совещательным голосом и в голосовании об аттестации (неаттестации) сотрудников не участвует.

3.7. В отношении аттестуемого сотрудника комиссией принимается одно из следующих решений:

3.7.1. Соответствует занимаемой должности (выполняемой работе).

3.7.2. Соответствует занимаемой должности (выполняемой работе) и рекомендуется к включению в кадровый резерв Компании для замещения вакантной должности по результатам испытания, тестирования, квалификационного экзамена или конкурса.

3.7.3. Нуждается в прохождении профессиональной переподготовки или повышении квалификации с повторной аттестацией по окончании этих мероприятий.

3.7.4. Не соответствует занимаемой должности (выполняемой работе) вследствие недостаточной квалификации.

3.7.5. (И т. д.)

3.8. Результаты аттестации сообщаются аттестованному сотруднику непосредственно после подведения итогов голосования.

3.9. Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист (приложение № 4 к настоящему положению).

3.10. Аттестационный лист подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании. Сотрудник знакомится с аттестационным листом под роспись. В случае отказа от ознакомления членами аттестационной комиссии составляется акт (форма документа представлена в приложении № 5 к настоящему положению).

3.11. Документы по аттестации хранятся до минования в них надобности с соблюдением мер по предотвращению несанкционированного доступа к ним.

3.12. Ход заседания аттестационной комиссии фиксируется в протоколе. Ведение протокола возлагается на секретаря либо – по решению председателя комиссии – на одного из ее членов. Протокол заседания аттестационной комиссии (форма документа представлена в приложении № 6 к настоящему положению) подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании.

3.13. Документы по аттестации, требующие рассмотрения руководителем Компании, представляются ему не позднее чем через пять календарных дней после ее проведения.

3.14. В течение десяти календарных дней после рассмотрения документов по аттестации руководитель Компании дает начальнику отдела кадров поручение о подготовке в отношении аттестованных сотрудников тех или иных представлений, а также проектов соответствующих приказов (распоряжений).

Глава 12 Нормативно-методические и нормативно-технические акты

В рамках очередной главы рассмотрим основные нормативно-методические и нормативно-технические акты, применяемые компанией в процессе осуществления своей деятельности. Прежде всего обратимся к определениям.

Нормативно-методический акт – акт, содержащий наряду с правовыми нормами [74] методику осуществления определенной деятельности. Наиболее распространенные виды нормативно-методических актов, применяемых компаниями в процессе осуществления своей деятельности, – рекомендации [75] , разъяснения [76] , методики [77] .

Нормативно-технический акт – акт, содержащий наряду с правовыми нормами технические показатели осуществления определенной деятельности. Наиболее распространенные виды нормативно-технических актов, применяемых компаниями в процессе осуществления своей деятельности, – стандарты [78] , а также нормы времени [79] и нормативы численности [80] .

Разработка компанией перечисленных видов нормативно-методических и нормативно-технических актов организуется на основе соответствующих актов, изданных (утвержденных) высшими органами управления [81] , при этом порядок утверждения и введения в действие корпоративных нормативно-методических и нормативно- технических актов определяется руководством компаний.

Пример документа представлен ниже.

РАЗЪЯСНЕНИЯ

о порядке организации внедрения Национального стандарта

Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами»

В связи с вступлением в действие Национального стандарта Р ИСО 154891-2007 «Управление документами» (далее – Стандарт) настоящим разъясняется порядок организации его внедрения в повседневную деятельность … (наименование компании) (далее – Компания), состоящий в следующем.

1. Организация внедрения Стандарта предусматривает планирование и реализацию комплекса мероприятий, направленных на изучение и последующее практическое применение его положений в работе по документационному обеспечению управления деятельностью Компании, а также осуществление действенного контроля за своевременностью, полнотой и качеством реализации указанных мероприятий.

2. Целью внедрения Стандарта следует считать повышение эффективности управления документированной информацией, используемой Компанией, приведение указанной работы в полное соответствие с положениями Стандарта.

3. Непосредственное выполнение задач по внедрению Стандарта возлагается:

3.1. В Компании – на службу документационного обеспечения управления (иное аналогичное подразделение или специально уполномоченное должностное лицо компании).

3.2. В подразделениях Компании – на должностных лиц, ответственных за организацию управления документированной информацией в соответствующих подразделениях.

4. Начальник службы документационного обеспечения управления, должностные лица, ответственные за организацию управления документированной информацией в соответствующих подразделениях, осуществляют внедрение Стандарта в соответствии с планом мероприятий, разрабатываемым по следующей форме [82] :..

5. Реализация плана мероприятий организуется начальником службы документационного обеспечения управления, должностными лицами, ответственными за организацию управления документированной информацией в соответствующих подразделениях, по следующим основным направлениям:

5.1. Уточнение потребностей пользователей [83] в документированной информации, определение мероприятий, направленных на приведение возможностей службы и должностных лиц в соответствие с уточненными потребностями пользователей в документированной информации.

5.2. Уточнение локальных нормативных актов Компании, регламентирующих организацию управления документированной информацией.

5.3. Изучение положений Стандарта сотрудниками Компании, допущенными к обращению с документированной информацией.

5.4. … (Иное – указать конкретно).

6. При уточнении потребностей пользователей (см. выше) следует обратить особое внимание на организацию управления документированной информацией в системе автоматизированного управления производством Компании, а также в составе следующих видов документов:. (указать конкретно).

7. При уточнении локальных нормативных актов компании следует обратить особое