основании записей, произведенных во время совещания (заседания), а также представленных [107] тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений, других документов и материалов, использовавшихся при подготовке и проведении протоколируемого мероприятия. Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста поручаются сотруднику секретариата (отдела делопроизводства). По окончании мероприятия все материалы (записи) передаются ответственному за подготовку протокола.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три рабочих дня после проведения протокольного мероприятия [108] . Как правило, он состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части протокола указываются сведения:
♦ о председателе (председательствующем) и секретаре;
♦ присутствовавших – в виде списка (фамилии, инициалы, должности) или указания их количества со ссылкой на прилагаемый к протоколу список;
♦ повестке дня;
♦ докладчиках (информаторах) по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела документа строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, формулируется в предложном падеже и располагается с выравниванием по центру. Ниже указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и приводится краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Уточним, что содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения) [109] .
Датой протокола является дата протокольного мероприятия. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах соответствующего вопроса. Копии протоколов, предварительно заверенные печатью компании, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса [110] . Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Оформление протокола производится на общем бланке компании. Документ имеет следующие реквизиты [111] :
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подпись (подписи);
♦ отметка о наличии приложения.
Пример документа представлен ниже.
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
________________________________________
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ АТТЕСТАЦИОННОЙ КОМИССИИГлава 20 Акт
Акт – документ, фиксирующий фактическое состояние дел на определенный момент (период) времени. Содержание акта составляется на основании показаний очевидцев фиксируемого в нем события, данных регистрирующей аппаратуры и т. п.
В общем случае текст документа состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Во вводной части указываются сведения о дате, времени и месте фиксируемого события или (и) сведения о документе, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), а также сведения о лицах, участвующих в подготовке акта. Наименования их должностей, фамилии и инициалы указываются в именительном падеже. Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, – заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) – члены комиссии (включая секретаря) [112] .
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения.
Акт подписывается не менее чем тремя лицами, а акт комиссии – всеми членами комиссии. Оформление акта производится на соответствующем бланке или листе писчей бумаги формата А4. Документ имеет следующие реквизиты [113] :
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подписи;
♦ отметка о наличии приложения;
♦ оттиск печати [114] .
Пример документа представлен ниже.
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
__________________________________________________________________
АКТ№ 00000000 00.00.0000
Настоящий акт составлен в том, что
техник- технолог Жуков Денис Евгеньевич
___________________________________________________________________________
(
отказался
а) от росписи в Перечне должностей (рабочих мест), на которые он мог быть переведен в порядке, предусмотренном частью третьей статьи 81 Трудового кодекса РФ;
б) от письменного выражения согласия с переводом на другую должность (рабочее место) в порядке, предусмотренном частью третьей статьи 81 Трудового кодекса РФ.Подписи лиц, удостоверяющих факт отказа:
Наименование должности подпись И. О. Фамилия
Наименование должности подпись И. О. Фамилия
Наименование должности подпись И. О. ФамилияГлава 21 Справка [115]
Справка – документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т. п.). Подобные справки выдаются в порядке исполнения запросов других предприятий (организаций, учреждении), а также отдельных граждан (в том числе сотрудников компании).
В содержании справки указываются [116] :
♦ фамилия, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);
♦ должность указанного лица;
♦ описание (подтверждение) соответствующих сведений;
♦ указание о том, для каких целей выдана справка.
В общем случае срок подготовки справки не должен превышать 15 дней, если при этом не требуется сбор дополнительной информации или (и) проверка соответствующих сведений с привлечением иных материалов и документов. Указанный выше срок может быть увеличен – но не более чем на месяц – в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:
♦ получение иных (дополнительных) сведений от обратившейся стороны;
♦ проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;
♦ осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса обратившейся стороны, если такие документы (материалы) находятся за пределами компании [117] .
При неправильном адресовании заявления о выдаче справки оно в 5- дневный срок пересылается по принадлежности, о чем заявителю письменно сообщается с указанием причин отсутствия необходимых документов.
Уточним, что гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:
♦ о трудовом стаже;
♦ о заработной плате;
♦ об избрании на выборные должности;
♦ о членстве в общественных организациях;
♦ об образовании.
В отдельных случаях гражданам могут выдаваться справки по другим вопросам, связанным с обеспечением их законных прав и интересов. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя либо состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших [118] .
Справки готовятся по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок могут запрашиваться сведения у других предприятий (организаций, учреждений).
В качестве основных документов для подготовки справок используются: личные карточки; распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения); списки сотрудников с
