анкетными данными; лицевые счета; расчетные ведомости. В дополнение к перечисленным документам при подготовке справок могут также использоваться материалы аттестации работников, акты о несчастных случаях, протоколы собраний (заседаний, совещаний) и т. п. В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.). В справке делается ссылка на соответствующий документ (его наименование, дату и номер).
Справка подписывается непосредственным руководителем исполнителя документа и директором компании. Подписи указанных лиц заверяются печатью компании.
Оформление справки производится на соответствующем бланке. Документ имеет следующие реквизиты [119] :
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ текст;
♦ подписи;
♦ оттиск печати.
Пример документа представлен ниже.
ОАО «Аверс»
00 месяца 0000 года № 000
СПРАВКА Дана _____________________________________________________
Справка действительна _______________________________________.
Руководитель предприятия
(наименование должности лица, уполномоченного подписывать справки) подпись И. О. Фамилия
М.П.Начальник кадрового органа (наименование должности лица, ответственного за содержание справки) подпись И. О. Фамилия
Глава 22 Справка к проекту документа
Справка к проекту документа – документ, обосновывающий необходимость рассмотрения проекта документа: локального нормативного акта компании, приказа по основной деятельности, письма и т. п. К такой справке прилагается проект документа, вносимый на рассмотрение директора компании (иного уполномоченного должностного лица).
Содержание справки к проекту документа обычно состоит из трех частей: вводной, основной и заключительной. Во вводной части указывается наименование проекта документа, вносимого на рассмотрение, излагаются наиболее существенные обстоятельства его подготовки. В основной части обосновывается необходимость утверждения (подписания) или, напротив, отклонения проекта документа. Обычно в этой части кратко сообщается о результатах правовой и экономической экспертизы проекта документа, при необходимости подкрепляемых ссылкой на прилагаемые к нему документы (заключения, расчеты, особые мнения и т. п.).
В заключительной части делается вывод о целесообразности утверждения (подписания) проекта документа.
Оформление документа производится на листе писчей бумаги формата А4. Справку к проекту документа подписывает ее исполнитель.
Реквизитами документа являются:
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подпись;
♦ визы согласования;
♦ отметка о наличии приложения. Пример документа представлен ниже.
СПРАВКА
00 месяца 0000 года №_
к проекту изменений в штатном расписании компании «Аверс»
В соответствии с Вашими указаниями от 10 января с. г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 5 листах). При подготовке проекта приняты во внимание:
♦ изменения в организационной структуре компании за период с 01.01.2007 г. по 01.01.2008 г.;
♦ изменения в объеме и содержании задач структурных подразделений компании;
♦ значения нормативов предельной численности работников, установленные с учетом результатов финансово- экономической деятельности компании за 2007 г. (инв. № 000);
♦ указания генерального директора, отданные на совещании руководящего состава предприятия 05.01.2008;
♦ рекомендации …
Проект изменений имеет целью привести в соответствие с решаемыми компанией в наступившем году задачами ее организационно- хозяйственные возможности и на этой основе обеспечить более рациональное использование ее ресурсов.
Проект изменений прошел правовую экспертизу в юридическом отделе (заключение прилагается) и отделе труда и заработной платы (замечания прилагаются).
Расчет численности работников компании по структурным подразделениям прилагается.
Прогноз ожидаемого эффекта от реализации проекта изменений прилагается.
При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания компании с 1 апреля с. г.
Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается.
Приложения: по тексту, на 18 листах.
Начальник отдела кадров
подпись Н. Н. Надеждина
31.01.2008
Заключение прилагается.
Начальник юридического отдела
подпись В. В. Викторова
01.02.2008
Замечания прилагаются.
Начальник отдела труда и заработной платы
подпись Г. Г. Грошев
01.02.2008Глава 23 Справка о состоянии дел
Справка о состоянии дел – документ, содержащий обобщенные сведения, определенным образом характеризующие тот или иной вопрос деятельности компании.
Содержание справки излагается в виде трафаретного текста, таблицы или их комбинации. Справка подписывается исполнителем документа и его непосредственным начальником.
Оформление справки производится на бланке установленного образца. Документ имеет следующие реквизиты:
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подпись;
♦ отметка об исполнителе.
Пример документа представлен ниже.
Открытое акционерное общество «Аверс»
СПРАВКА
«08» февраля 2008 года
№ 10/окО наказании техника Г. Д. Елкиной
Дана в том, что на основании записи № 33 в Журнале учета дисциплинарных взысканий работников компании за 2007 год (инв. 220/ок) установлено следующее.
1. Технику по инвентаризации группы инвентаризации отдела материально-технического обеспечения Елкиной Галине Дмитриевне за ненадлежащее исполнение без уважительной причины своих трудовых обязанностей приказом по персоналу генерального директора от 30.11.2007 № 440-п объявлено дисциплинарное взыскание «выговор» .
2. До настоящего времени дисциплинарное взыскание с Елкиной Г. Д. не снято, в связи с чем она считается имеющей дисциплинарное взыскание .
3. Других неснятых дисциплинарных взысканий Елкина Г. Д. не имеет .Справка дана в связи с рассмотрением вопроса о целесообразности снятия с Елкиной Г. Д. дисциплинарного взыскания.
Начальник отдела кадров Подпись Николаева О. П.
Инспектор по кадрам Подпись Туляков С. Р.
Глава 24 Выписка
Выписка из документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение фрагмента (какой-либо части) содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [120] . Подготовка выписки из документа оправданна в тех случаях, когда не требуется копийное воспроизведение содержания документа в полном объеме. Порядок оформления выписки из документа определяется руководством компании. Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу выписки может служить оформленная в письменном виде заявка (см. в этой связи пример «Журнала учета выписок»), заявление или запрос.
ЖУРНАЛ учета выписок за 2008 год [121]
