Делопроизводство. Подготовка служебных документов

исполнения всеми должностными лицами компании.

1.10. На время отсутствия заместителя директора по управлению персоналом его замещает начальник отдела кадров.

II. Обязанности

2.1. Заместитель директора по управлению персоналом обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с законодательными, иными нормативными правовыми актами и локальными актами компании деятельностью по управлению персоналом, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

2.1.2. Возглавлять службу персонала [87] и уверенно руководить ею.

2.1.3. Организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений службы управления персоналом, направлять их усилия на развитие и совершенствование указанного направления деятельности и деятельности компании в целом, на повышение их эффективности.

2.1.4. Обеспечивать своевременное, полное и качественное выполнение службой управления персоналом возложенных на нее задач.

2.1.5. Организовывать деятельность по управлению персоналом на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, передового опыта в области управления персоналом.

2.1.6. Осуществлять эффективное управление формированием, использованием и развитием персонала компании.

2.1.7. Возглавлять работу по формированию политики компании в области управления персоналом, определению ее основных направлений в соответствии со стратегией развития компании и мер по ее реализации.

2.1.8. Принимать участие в разработке бизнес-планов компании, обеспечивать их согласование со службой управления персоналом.

2.1.9. Организовывать проведение исследований, разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления в компании сотрудников требуемых специальностей и квалификации.

2.1.10. Создавать условия для наиболее рационального использования потенциала компании с учетом перспектив ее развития.

2.1.11. Руководить работой по формированию и подготовке резерва персонала для выдвижения на руководящие должности на основе политики планирования профессиональной карьеры и системы непрерывной подготовки персонала.

2.1.12. Организовывать разработку и совершенствование мер по мотивации сотрудников.

2.1.13. Своевременно и обоснованно определять направления работы по управлению социальными процессами с целью создания и поддержания в компании благоприятного социально-психологического климата.

2.1.14. Обеспечивать координацию проведения исследований по созданию нормативно- методической базы управления персоналом, изучению и обобщению передового опыта в указанной области.

2.1.15. Осуществлять действенный контроль за соблюдением норм трудового законодательства в работе по управлению персоналом, за ведением учета и подготовкой соответствующей отчетности.

2.1.16. Консультировать руководство компании и подразделений по насущным вопросам управления персоналом.

2.1.17. Обеспечивать своевременную и качественную подготовку аналитических материалов по вопросам управления персоналом, составление прогнозов развития персонала.

2.1.18. Обеспечивать постоянное совершенствование процессов управления персоналом на основе передовых технологий и методов.

2.1.19. Осуществлять методическое руководство и координацию деятельности структурных подразделений компании по вопросам управления персоналом.

2.1.20. Самостоятельно в пределах предоставленных ему директором полномочий решать вопросы осуществления деятельности по управлению персоналом, делегировать соответствующие полномочия начальникам подразделений подчиненной службы.

2.1.21. … (Иное – указать конкретно.)

III. Права

3.1. Заместитель директора по управлению персоналом имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по всем вопросам осуществления деятельности по управлению персоналом, отнесенным к его компетенции в соответствии с приказом о распределении полномочий между заместителями директора.

3.1.2. Давать должностным лицам службы управления персоналом указания и поручения по всем вопросам осуществления указанной деятельности, требовать от соответствующих должностных лиц их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Издавать распоряжения по вопросам управления персоналом, осуществлять лично и через соответствующих должностных лиц службы управления персоналом контроль за их своевременным, полным и качественным исполнением.

3.1.4. Подписывать документы по вопросам управления персоналом.

3.1.5. Обращаться к директору с предложениями, направленными на совершенствование деятельности по управлению персоналом и деятельности подчиненной службы.

3.1.6. По распоряжению директора представлять компанию на других предприятиях, в организациях и учреждениях.

3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы управления персоналом и деятельности подчиненной службы.

3.1.8. Требовать от должностных лиц службы управления персоналом своевременного, полного и качественного предоставления достоверной информации, в том числе документированной, в интересах надлежащего осуществления указанной деятельности.

3.1.9. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации о деятельности службы управления персоналом, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательными, иными нормативными правовыми актами и локальными актами компании.

3.1.10. Применять в отношении работников службы управления персоналом меры поощрения и наказания, предусмотренные законодательными, иными нормативными правовыми актами и локальными актами компании.

3.1.11. … (Иное – указать конкретно.)

IV. Взаимоотношения по должности

4.1. В интересах эффективного осуществления деятельности по управлению персоналом заместитель директора по управлению персоналом осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С директором – по ключевым вопросам текущей и перспективной деятельности компании.

4.1.2. С заместителями директора – по вопросам, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками и ведущими специалистами подчиненных подразделений – по вопросам деятельности соответствующих подразделений, выполнения ими задач по управлению персоналом.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий (организаций, учреждений) – по вопросам, представляющим взаимный интерес для компании и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. Заместитель директора по управлению персоналом обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах эффективного осуществления указанной деятельности. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.

4.3. В необходимых случаях заместитель директора по управлению персоналом, руководствуясь предоставленными полномочиями, вправе издавать распоряжения совместно с другими уполномоченными на то должностными лицами компании.

4.4. (Иное – указать конкретно.)

V. Ответственность

5.1. Заместитель директора по управлению персоналом несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам осуществления деятельности по управлению персоналом.

5.1.2. Невыполнение решений директора.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. … (Иное – указать конкретно.)

Глава 14 График сменности

График сменности – акт, определяющий состав сотрудников, выполняющих свои трудовые функции по сменам в течение установленной продолжительности рабочего времени, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [88] .

Графики сменности целесообразно включать в приложение к коллективному трудовому договору (см. ранее) [89] .

Пример документа представлен ниже.

Глава 15 График отпусков

График отпусков – акт, определяющий очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в течение календарного года. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [90] .

О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала [91] .

Пример документа представлен ниже.