документооборота и информационного взаимодействия, происходящего в организации при выполнении ее бизнес-задач. Результаты данной работы будут являться основой для стандартизации выполнения процедур и действий сотрудниками организации в процессе ее функционирования.
3. Цель и задачи
Целью настоящего технического задания является обеспечение условий для развития бизнеса организации, а также минимизации временных и материальных затрат, связанных с ее функционированием.
Для достижения поставленной цели должны быть решены следующие задачи.
1. Построение полнофункциональных моделей процедур функционирования организации с использованием инструментальных средств описания моделей бизнес-процессов как есть и как должно быть в случае их оптимизации.
2. Внедрение основанного на применении инструментальных средств описания моделей бизнес- процессов механизма разработки технологических схем, инструкций для сотрудников организации, а также описания проектов (экспериментов), направленных на оптимизацию выполнения процедур функционирования организации.
3. Обеспечение условий для разработки методологического и информационного обеспечения бизнес- процессов организации, в том числе в целях создания и внедрения информационной составляющей в бизнес-процессы.
4. Ожидаемый эффект
В результате выполнения работ ожидается обеспечить:
¦ систематизацию знаний об организации выполнения бизнес-процессов;
¦ систематизацию знаний о принципах автоматизации бизнес-процессов, с учетом в том числе мировой практики;
¦ системный и аргументированный подход к формализации бизнес-процессов организации;
¦ механизм оптимизации и разработки бизнес-технологий;
¦ условия для оптимизации бизнес-процессов организации, а также их автоматизации;
¦ механизм разработки технологических схем, инструкций для сотрудников организации, а также описания проектов (экспериментов), направленных на оптимизацию выполнения процедур функционирования организации;
¦ условия для оптимального распределения имеющихся ресурсов организации на наиболее важных и приоритетных направлениях бизнеса.
5. Требования к разработке
5.1. Общие требования
В настоящей работе должны быть учтены опыт разработки моделей бизнес-процессов в государственных органах и иных организациях, а также передовой опыт зарубежных стран в данной области.
5.2. Функциональные требования
Работа по реализации задания должна затронуть функции, связанные с деятельностью организации.
При моделировании процессов должны быть описаны функции и действия сотрудников, осуществляемые в процессе функционирования организации, взаимодействие структурных подразделений, документооборот, информационный оборот, а также контрольные и учетные меры. Модели выполнения операций должны быть описаны на уровне детализации действий сотрудников организации.
Модель процессов организации как есть (as is) должна отражать применяемые процедуры, операции, функции и действия сотрудников организации в соответствии с действующими в организации нормативными правовыми документами.
Модель процессов организации как будет (as to be) должна отражать применение основных операций, функции и действия сотрудников организации в случае их максимального взаимного согласования между собой, а также их оптимизации по временным, материальным, контрольным показателям. Данная модель может предполагать внесение соответствующих изменений в нормативные правовые акты, действующие в организации. При этом не должны быть пересмотрены основные функции организации, а также основные принципы ее функционирования.
5.3. Общие требования к разработке модели и формализованному описанию процессов
Под моделью понимается представление существующих процессов организации с целью описания их ключевых характеристик. Объектом моделирования (предметной областью) являются организационная структура, цели и функции, материальные и информационные потоки, технология бизнес-процессов организации, данные и знания сотрудников организации, необходимые для их выполнения, а также существующие в организации интегрированная телекоммуникационная сеть и программное обеспечение.
Построение полнофункциональной модели описания процессов организации предназначено для:
а) отражения текущего состояния процессов организации (как есть) в целях:
– выявления и локализации существующих проблем;
– оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров;
– автоматизации процессов;
– структурирования и формализации знаний организации;
– создания условий для оптимизации выполнения основных процедур;
б) моделирования изменений состояния процессов организации в целях:
– оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров планируемых изменений;
– поддержки принятия решений руководством организации;
в) создания системы оценки процессов организации в целях:
– формирования методического и нормативного документационного обеспечения деятельности организации;
– контроля соответствия документации и реального состояния процессов организации.
Для однозначной интерпретации модели должны применяться единые принципы структурирования и хранения информации, а также размещения и именования моделируемых объектов.
Основными принципами моделирования должны являться следующие:
¦ процессы организации должны быть смоделированы в модели «как есть» и проанализированы;
¦ критические изменения в процессах или структуре организации должны быть предварительно промоделированы и оценены;
¦ версии моделей должны храниться в архиве моделей для анализа истории и выявления тенденций внутреннего развития организации;
¦ моделирование выполняется на основе процессного подхода;
¦ основными источниками информации для построения модели являются внутренние нормативные правовые документы организации;
¦ построение критических по значимости моделей оформляется в форме отдельного проекта.
При этом под процессом должен пониматься набор связанных по входу функций, производящих законченный продукт (результат).
Приоритеты моделирования расставляются в соответствии с типами процессов:
¦ основные процессы;
¦ вспомогательные (автоматизация, контроль, правовое обеспечение и т. д.) процессы, обеспечивающие нормальное выполнение основных процедур и изменять в зависимости от изменения состава и технологии основных процессов;
¦ обеспечивающие процессы, процессы внешнего взаимодействия и процессы
