сотрудниками и исполнение последними поручений по документам, а также контроль исполнения поручений и согласование результата. «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет реализовать различные схемы работы в соответствии как с требованиями традиционного делопроизводства, так и с современными тенденциями управления (workflow). С помощью инструментария настройки (редактор форм, дизайнер маршрутов, менеджер журналов и отчетов) внедрение системы возможно как при участии Cognitive Technologies и ее партнеров, так и силами заказчика (после прохождения администратором обучения). При самостоятельной реализации проекта рекомендуется выделить двух ответственных специалистов: «администратора», отвечающего за техническую часть запуска системы, и «администратора документооборота», занимающегося оптимизацией и моделированием процессов документооборота на предприятии.
Список аналогичных проектов
• Автоматизация документооборота в компаниях «Управляющая компания „Экоофис“
• «Центр Инжиниринговых Услуг»
• «Объединенная энергетическая компания»
• «Бюро Независимых Экспертиз „Индекс“, „Предприятие Кара Алтын“
• «Военно-промышленная компания».
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» рассчитана на многопользовательский режим работы, что определяет и ее архитектуру, и требования к настройке: идентификацию пользователей, управление правами доступа к обрабатываемой информации, обеспечение целостности и сохранности информации, организацию коллективной работы.
В пакете используется объектно-ориентированная встроенная СУБД «Ника» (входит в базовую комплектацию). Все настройки СУБД выполняются в специализированных модулях программы, и администратору нет необходимости специально ее изучать. В более крупных решениях возможно применение таких СУБД, как Oracle, MS SQL Server и др. Рабочие места пользователей работают под управлением операционной системы MS Windows 2000/XP/2003/Vista. Основная серверная платформа Windows (Windows 2000 и Windows Server 2003).
Для решения модельной задачи предлагается использовать систему «ЕВФРАТ-Документооборот» с конфигурацией «Быстрый старт», созданную на основе практического опыта внедрения системы в организациях различного профиля и масштаба деятельности. Конфигурация «Быстрый старт» содержит набор настроенных элементов (регистрационно-контрольные карточки документов – 10 шт., шаблоны журналов, справок и отчетов – 14 шт.) и позволяет автоматизировать базовые бизнес-процессы документооборота в течение нескольких рабочих недель.
При регистрации документ помещается в базу данных (БД) системы электронного документооборота (БД комплекса «ЕВФРАТ-Документооборот»). Далее все операции производятся с электронным документом. В комплексе «ЕВФРАТ-Документооборот» под документом понимается совокупность трех информационных блоков: регистрационно-контрольная карточка – РКК; присоединенные файлы – текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудиовидеоматериалы и другие типы файлов; ссылки на связанные документы – зарегистрированные в комплексе документы, с которыми связан данный документ.
Документы распределяются по потокам. Все документы потока имеют общий вид регистрационной карточки и общие настройки прав доступа. Возможны случаи, когда необходимо зарегистрировать документ, о котором пока отсутствует полная информация и не все обязательные поля РКК могут быть заполнены. Это может быть еще не подписанный договор, дата подписания которого пока не известна. Также может возникнуть необходимость зарезервировать в БД регистрационный номер под документ, которого пока еще не существует. Для этих целей предусмотрен механизм проектов документов.
Контактная информация
Название компании: Cognitive Technologies
Сайты компании: www.cognitive.ru, www.evfrat.ru
Телефоны для связи: (495) 956-9006, (499) 135-5510
Email для связи: [email protected]
Одна из главных задач при внедрении СЭД – обеспечить разграничение прав доступа к информации. В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» пользователи наделяются определенными правами на действия с документами и присоединенными к ним файлами. Существуют права на чтение, редактирование, регистрацию, контроль и расширенный контроль документов. Кроме этого часто возникает ситуация, когда пользователю-менеджеру необходимо дать доступ к отдельному документу, но оставить недоступными остальные документы потока. Для этого реализован механизм постоянных и временных прав.
Стоимость решения
Цена лицензии в расчете на 50 пользователей составит 225 тыс. руб., стоимость конфигурации «Быстрый старт» (рекомендуется) – 35 тыс. руб. Кроме того, рекомендуется провести обучение администратора (18 тыс. руб.), после чего администратор же выполнит установку пакета. Обучение пользователей (также рекомендуется) стоит 33 тыс. руб. (из расчета 10 человек). Услуги службы технического сопровождения (режим «горячая линия») предоставляются бесплатно. Таким образом, общая стоимость проекта и внедрения программного комплекса составит 311 тыс. руб.
Кроме того, компания Cognitive Technologies предлагает услуги платной технической поддержки и сопровождения. Стоимость услуги составляет 20 % от стоимости контракта на поставку системы, но не менее 25 тыс. руб. в год. Сроки доработки системы могут варьироваться от 2–3 дней до 1 года, в зависимости от вида и сложности работ.
Для процедур согласования и контроля исполнительской дисциплины реализованы средства организации процессов движения и обработки документов и контроля. Посредством модуля «маршрутов» создаются типовые маршруты обработки документов, включающие процедуры согласований документов (договоров), выдачи поручений и переходов по условиям (например, в зависимости от суммы по договору), которые потом публикуются на сервере «ЕВФРАТ-Документооборот» и используются пользователями системы. Для организации эффективного контроля в системе реализован механизм автоматических уведомлений и напоминаний. Администратор документооборота может, в зависимости от вида и важности документа (бизнес-процесса), настроить различные схемы напоминаний о стоящих перед пользователями задачах. В свою очередь с помощью отчетов руководители могут оперативно получать всю необходимую информацию о текущем состоянии дел.
Состав комплекса «ЕВФРАТ-Документооборот»
• АРМ «Пользователь»
• АРМ «Администратор»
• Модуль «маршрутов»
• Модуль «Дизайнер форм»
• Модуль «отчетов»
• Подсистема уведомлений и напоминаний
• Подсистема разграничения прав доступа
• Подсистема работы с электронной почтой
• Подсистема обмена документами
• Модуль «безопасности»
• Модуль «Настройка ЭЦП»
• Средства обслуживания сервера
• Средства конфигурирования БД
• Модуль «Архивариус»
• СУБД «Ника»
• «ЕВФРАТ-Документооборот» API
Данные в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» хранятся на сервере и передаются в зашифрованном виде. Использование сертифицированных средств ЭЦП позволяет безопасно работать с
