документами, не выполняя там, где это возможно, лишних операций «бумажного» делопроизводства (подписи, печати), – электронные документы, содержащие присоединенные файлы, могут быть подписаны ЭЦП. Криптосистема позволяет устанавливать неизменность и авторство электронных документов, зарегистрированных в системе. ЭЦП может быть сформирована для каждого пользователя системы.
Действия пользователей в системе протоколируются; предприятиям, предъявляющим высокие требования по защите данных документооборота, предлагается модуль «Монитор безопасности». С его помощью системные администраторы и сотрудники службы безопасности могут настроить фильтры на отображение определенных событий в системе (действия пользователей) и оперативно реагировать на нештатные ситуации.
Доступ к системе возможен как с локального компьютера, так и через Интернет. Это позволяет сотрудникам и руководителям, находящимся вне офиса, работать с ноутбуков в привычном пользовательском интерфейсе.
В «ЕВФРАТ-Документообороте» реализованы средства интеграции с системой «1С: Предприятие» (версии 7.7 и 8). Стандартное взаимодействие обеспечивает обмен справочниками двух систем для унификации учета документов и доступ к документам «ЕВФРАТ-Документооборота» из приложений «1С», что важно при согласовании документов. В проектах возможно масштабирование этого взаимодействия и интеграция системы с другими информационными системами посредством API на платформе. NET. С помощью API можно также реализовывать дополнительные функциональные возможности по управлению документами и бизнес-процессами.
В целом решение модельной задачи возможно в рамках стандартного функционала системы «ЕВФРАТ- Документооборот» с конфигурацией «Быстрый старт». При этом по желанию заказчика конфигурацию можно дальше развивать с учетом специфики документооборота конкретной организации. С помощью входящего в комплект поставки системы инструментария можно самостоятельно настроить дополнительные регистрационно-контрольные карточки, отчетные формы и маршруты движения документов.
Заданный в модельном ТЗ комплекс задач относится, по оценке компании DocsVision, к базовому набору, реализуемому в компаниях данного профиля и масштаба.
Рассмотрим подход к решению поставленных задач на примере автоматизации одной из стадий процесса закупки товара – подготовительной. Решение остальных задач базируется на тех же самых принципах и механизмах. Подготовительная стадия бизнес-процесса закупки состоит из двух этапов: формирование и согласование заявок. По завершении этой процедуры в отдел закупки должна быть направлена согласованная заявка на закупку с указанием соответствующих параметров (базовые характеристики товара, необходимое количество и сроки поставки) для внесения в план закупок.
Задача может быть решена с помощью встроенных в систему приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами» с использованием имеющегося шлюза в «1С: Предприятие» (далее «1С»). Факультативно могут быть использованы модули расширенных отчетов, модуль репликации, шлюз к Microsoft SharePoint, сервис офлайновых заданий. Процессная интеграция между двумя системами выполняется с помощью настраиваемого бизнес-процесса DocsVision, использующего функции шлюза к «1С»: мониторинг, чтение-запись, маршрутизация ссылки на объект в рамках заданий бизнес-процесса. Благодаря этому может быть обнаружено любое событие среды «1С» и запущена соответствующая процедура обработки в DocsVision.
Заявки могут регистрироваться в системе вручную – уполномоченными сотрудниками либо автоматически – специально настроенным бизнес-процессом, на основании указанных критериев (например, достижения некоторого порогового значения). Использование такого процесса позволит существенно снизить затраты на анализ и снизить вероятность принятия ошибочных и несвоевременных решений.
Возможный принцип работы такого процесса: в системе «1С» ведется учет текущего количества товара на складах компании, а также занесены пороговые (минимальные) значения для каждой из товарных позиций. Модуль автоматизации бизнес-процесса периодически обращается к БД системы «1С», определяя текущее количество товара на складах предприятия, сверяет его с пороговыми значениями и формирует заявки, согласно правилам.
Сформированные на предыдущей стадии заявки согласуются в системе либо с использованием стандартной карточки согласования, либо с помощью специально настроенного сценария бизнес-процесса. Маршрут согласования может быть предопределен для каждого типа заявок (задан в карточке согласования или справочнике) или настраиваться по ходу согласования.
Выполняя задание согласования, сотрудник может внести замечания и зафиксировать свое решение. Задание также может содержать поля (в зависимости от роли согласующего), которые необходимо заполнить, и это может повлиять на дальнейшую обработку заявки. Например, добавить согласующих лиц или отправить на дополнительный этап согласования. Уведомление о поступлении заданий поступает сотрудникам в виде экранных сообщений утилиты «Личный помощник» либо по электронной почте. Задание можно выполнить даже без доступа к серверу DocsVision, из любого места, где доступна электронная почта: для этого используется модуль «офлайновых заданий». Задание может содержать все необходимые и критичные для принятия решения данные, в частности, из «1С: Предприятия». Например, ссылку на объект «1С» – отчет по остаткам и движению товара.
При наступлении определенного срока все согласованные заявки сводятся специальным бизнес- процессом в одну или несколько. Эти агрегированные заявки рассматриваются как входная информация для последующих стадий процесса снабжения компании товарами. После утверждения заявок средствами модуля бизнес-процессов в «1С» создаются соответствующие записи в плане закупок, а в соответствующие документы системы DocsVision заносится ссылка на объект «1С». Контроль процесса согласования осуществляется в системе с использованием следующих средств.
Состояние каждой заявки можно определить:
• по соответствующей карточке, открыв ее и посмотрев поле «Состояние»;
• графически – по схеме исполнения экземпляра бизнес-процесса;
• списком – по настраиваемому табличному представлению;
• заинтересованным лицам поступают уведомления через систему и по почте о выполнении и значимых событиях каждого этапа;
• в настройках устанавливаются нормативные сроки каждого этапа и всего согласования, при нарушении которых система посылает уведомление соответствующему менеджеру.
Список аналогичных проектов
• ООО «Юнитоп» (Москва)
• ООО «ТД Континент» (Ангарск)
Показатели прохождения всех процессов (метрики бизнес-процессов), в том числе согласований, накапливаются в системе для дальнейшего анализа, выявления узких мест, планирования улучшений и др.
Система позволяет настроить права доступа ко всем элементам системы (папкам, карточкам, полям, веткам, справочникам и т. д.). Для усиления контроля согласуемые файлы заявок могут быть подписаны согласующими лицами с помощью ЭЦП.
Дополнительные задачи, решаемые системой:
• организация общего документооборота;
• интеграция с Web;
• интеграция с другими бизнес-приложениями;
• контроль доступа к информации (каждый знает только то, что должен знать);
• создание электронного архива документов;
• автоматизация регистрации документов, поступающих электронными каналами связи;
• обеспечение массового ввода бумажных документов в систему (платежных документов контрагентов);
• формирование «базы знаний» компании;
• предоставление удобного инструмента для формирования «центра изменения и оптимизации бизнес-
