деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденной Приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н[49] (в ред. Приказов Минфина РФ от 7 мая 2003 г. № 38н, от 18 сентября 2006 г. № 115н), под таким видом расходов следует понимать управленческие и хозяйственные расходы, непосредственно не связанные с процессом производства товаров (выполнения работ, оказания услуг): административно-управленческие расходы, расходы на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения, арендная плата за помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных, аудиторских и консультационных услуг и другие аналогичные расходы.
Указанные документы могут также могут быть полезны кредитным организациям, выпускающим банковские карты, предназначенные для совершения операций, связанных с собственной хозяйственной деятельностью. Как правило, на практике у данных кредитных организаций возникают вопросы, связанные с порядком учета таких операций.
Средства, списанные со счета клиента-юридического лица в результате совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью, командированием работников, оплатой расходов представительского характера и пр., являются суммами, выданными под отчет уполномоченному лицу, либо суммами в погашение кредиторской задолженности по авансовым отчетам уполномоченных лиц.
В том случае, если списанные со счета клиента-юридического лица средства, являются суммами, выданными под отчет уполномоченному лицу, возникает вопрос о сроках предоставления отчетов об израсходованных с использованием данных карт денежных средствах, предоставленных на указанные цели.
В случае безналичной оплаты в валюте Российской Федерации командировочных и представительских расходов с использованием банковских карт на территории Российской Федерации кредитным организациям необходимо руководствоваться совместной Инструкцией Министерства Финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»[50] в части, не противоречащей нормам Трудового кодекса РФ. Указанная Инструкция устанавливает трехдневный срок предоставления командируемым лицом отчета о расходах с приложением расчетных и иных документов с даты возвращения командируемого лица из служебной командировки.
При осуществлении безналичных операций с использованием банковских корпоративных карт на территории Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации срок предоставления отчета о расходах с приложением расчетных и иных документов по данным операциям определяется руководством юридического лица.
В случае безналичной оплаты командировочных и представительских расходов в иностранной валюте с использованием банковских корпоративных карт кредитные организации до недавнего времени руководствовались Положением Банка России от 25 июня 1997 г. № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов»[51] (в ред. Положения ЦБ РФ 20 августа 2002 г. № 193-П) (далее — Положение ЦБ РФ № 62), которое устанавливало порядок и сроки предоставления юридическим лицом в уполномоченный банк отчетов по служебным командировкам при оплате командировочных и представительских расходов за пределами Российской Федерации в иностранной валюте. Указанное Положение было отменено Указанием Банка России от 15 июня 2004 г. № 1450-У «О признании утратившими силу актов Банка России»[52] в связи с принятием нового Федерального закона от 10 декбаря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»[53] (в ред. 30 октября 2007 г.) Учитывая изложенное, на практике у кредитных организаций могут возникнуть вопросы, связанные с порядком и сроками представления юридическим лицом в уполномоченный банк отчетов по служебным командировкам при оплате командировочных и представительских расходов за пределами Российской Федерации в иностранной валюте с использованием корпоративных карт. До нормативного урегулирования данных вопросов со стороны Банка России кредитные организации, как агенты валютного контроля, могут устанавливать срок представления документов по согласованию с юридическим лицом с учетом срока нахождения командируемого лица за рубежом. В этом случае может применяться порядок, аналогичный установленному Положением ЦБ РФ № 62. Если вышеуказанные расходы были произведены:
• сотрудниками кредитной организации, то командируемые лица обязаны предоставить кредитной организации обоснование совершения указанных операций, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных и иных документов по каждой операции, в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки;
• сотрудниками юридического лица, не являющегося кредитной организацией, то юридическое лицо обязано не позднее 20 календарных дней с даты возвращения командируемого лица из служебной командировки предоставить в уполномоченный банк обоснование совершения указанных операций, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных и иных документов по каждой операции.
По операциям, совершаемым в иностранной валюте с использованием корпоративных карт также требуется пояснить, по какому курсу и на какую дату следует отражать указанные операции. В связи с тем, что Банк России не устанавливает какие-либо требования к кредитным организациям в части определения курса по операциям, совершаемым с использованием банковских карт, то кредитные организации вправе самостоятельно устанавливать курс и дату, на которую будет отражена данная операция (на день получения из платежной системы расчетной информации о произведенной операции в иностранной валюте, на день совершения операции и т. д.). При этом если командируемое лицо является сотрудником кредитной организации, то указанный курс должен быть установлен приказом по банку либо отдельным распоряжением руководителя соответствующего подразделения кредитной организации, которому приказом по кредитной организации предоставлено такое право.
В том случае если командируемое лицо является сотрудником юридического лица — клиента кредитной организации, то в договор, заключаемый кредитной организацией с данным клиентом и предусматривающий осуществление операций с использованием корпоративных карт, должно быть включено условие осуществления кредитной организацией конвертации сумм операций, совершенных с использованием корпоративных карт, в случае, когда валюта операции не совпадает с валютой, депонированной на счете клиента. Также данный договор должен содержать условие, на какую дату будет произведена конвертация (на день получения из платежной системы расчетной информации о произведенной операции, на день совершения операции и т. д.).
В дополнение необходимо затронуть следующие вопросы использования корпоративных карт.
Во-первых, юридическое лицо-резидент может осуществлять операции в иностранной валюте в целях уплаты таможенных платежей с использованием таможенной карты. Указанная возможность вытекает из ст. 123 Таможенного кодекса РФ (ТмК РФ), согласно которой таможенные платежи уплачиваются юридическим лицом-резидентом как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах. Пересчет иностранной валюты в валюту Российской Федерации (за исключением случая, когда такой платеж может быть уплачен только в иностранной валюте) производится по курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации, действующему на день принятия таможенной декларации.
Во-вторых, кредитная организация вправе выдавать корпоративные карты своим сотрудникам для осуществления операций, связанных со своей хозяйственной деятельностью. Новое Положение предусматривает, что эмиссия таких карт осуществляется на основании распоряжения единоличного исполнительного органа кредитной организации. Распоряжение должно содержать расходный лимит по каждому сотруднику-держателю банковской карты. Отражение в бухгалтерском учете кредитной организации операций, совершенных ее уполномоченными сотрудниками с использованием банковских карт, должно осуществляться с применением балансовых счетов 60307, 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам», открытых в разрезе лицевых счетов каждому сотруднику — держателю банковской карты. Вместе с тем, зачисление кредитной организацией денежных средств на банковские счета своих сотрудников, открытые для совершения операций с использованием банковских карт в целях последующего осуществления общехозяйственных расходов кредитной организации (командировочные, представительские и иные расходы), является неправомерным, поскольку на основании п. 1.12 Положения ЦБ РФ № 266-П клиент — физическое лицо совершает операции с использование расчетных карт,
