интеллекта и потратить на общение с ним еще две недели? Обычно я выбираю некий промежуточный вариант.
• Просите разрешения. Если вам приходится задавать вопрос, на который нет ответа, или вы должны отправить кому-то файл, попросите на это разрешения. Первое письмо должно содержать вопрос типа: «Могу ли я рассказать вам о своей прежней работе – это поможет объяснить, почему я обращаюсь к вам» или «Могу ли я прислать вам презентацию, объясняющую, чем занимается наша компания?»
• Используйте цитаты из переписки. Даже если вы лихорадочно обмениваетесь электронными письмами на протяжении нескольких часов, не забудьте цитировать текст, на который отвечаете. Представьте себе, что человек, с которым вы общаетесь, состоит в одновременной переписке еще с 50 респондентами. Поэтому, ответив просто «Да, я согласен», вы заставите человека копаться в корзине, чтобы понять, с чем именно вы согласились. С другой стороны, не стоит копировать все входящее сообщение и отвечать на поставленные в нем вопросы под каждым присланным абзацем.
• Используйте обычный текст. Лично я ненавижу формат HTML. Я честно пытался с ним работать, однако игра не стоит свеч. Все эти разноцветные сообщения со множеством шрифтов вызывают у меня отторжение. Будьте кратки: скажите то, что должны, коротко и максимально вежливо. Если вы не можете сказать это, не подсвечивая текст другим цветом или шрифтом, то, возможно, вам нечего сказать по существу.
• Контролируйте содержимое URL. Мне то и дело шлют ссылки на страницы сайтов, которые состоят из десятков букв и цифр во всех мыслимых и немыслимых комбинациях. Если вы пересылаете URL и его часть оказывается на следующей строке, то, нажав на него, получатель не сможет перейти на нужную страницу. Поэтому сделайте небольшое усилие и воспользуйтесь простым онлайновым инструментом типа SnipURL для сокращения размера ссылки.
• Остыньте. Я сам неоднократно нарушал это правило и каждый раз потом сильно об этом сожалел. Когда кто-то пишет вам оскорбительное письмо, у вас сразу же появляется желание нанести ответный удар. Но, поступая так, вы ухудшите дело. Постарайтесь выждать перед ответом хотя бы сутки. А еще лучше никогда не писать в электронном письме то, что вы не сказали бы лицом к лицу. Порой стоит воздержаться от ответа и предоставить отправителю самому размышлять, попало ли его письмо в папку со спамом или же было недостаточно важным и заслуживающим ответа. Если же вы все-таки хотите разразиться проклятиями в ответ, вспомните цитату из Евангелия от Матфея (7:3): «И что ты смотришь на сучок в глазе брата твоего, а бревна в твоем глазе не чувствуешь?»
• Добавьте хорошо составленную подпись. Подпись представляет собой текстовый элемент, автоматически добавляемый почтовой программой ко всем вашим исходящим сообщениям. Подпись должна содержать ваше имя, должность, название организации, адрес электронной почты, адрес сайта и ваш номер телефона. Это особенно важно, если вы о чем-то просите. Для чего заставлять людей искать ваши данные, когда они могут просто поднять трубку и набрать ваш номер, находящийся у них прямо перед глазами? Кроме того, когда я организую встречи, то часто копирую контактные данные участников из их сообщений и отправляю их всем приглашенным.
• Никогда не занимайтесь пересылкой «смешных картинок». Велики шансы, что получатель вашего сообщения уже их видел, поэтому ваше письмо лишь нагонит на него скуку. Несмотря на это, парочка занимательных писем в моем ящике еще ждет своего срока.
Пожалуй, это все важные правила в отношении электронной корреспонденции. Приведенные рекомендации должны повысить эффективность вашей деловой переписки. Более того, при правильной организации дела это поможет стать более эффективными людям, с которыми вы переписываетесь.
Глава 45. Презентация в стиле дзен
Шарипутра, с формой нет у пустоты различий; пустота не отличается от формы; форма – это то же, что пустота, а пустота есть то же, что форма. В пустоте нет ни ощущений, нет различения, нет восприятия, нет сознания.
Поприветствуем стоя Гарра Рейнольдса, автора замечательной книги Presentation Zen[80], адресованной тем, кто хочет создавать по-настоящему великолепные презентации. Интервью с ним поможет вам освоить искусство презентации.
Вопрос: В чем заключается суть метода «презентация в стиле дзен»?
Ответ: «Презентация в стиле дзен» – это общий подход, а не конкретный метод. Существует множество методов проведения презентаций. По своей сути «презентация в стиле дзен» связана с такими понятиями, как сознательное ограничение, простота и естественный подход к рассказу, – все это вполне уместно для эпохи, в которой творческое мышление, умение рассказывать истории и мышление с помощью правого полушария становятся необходимыми союзниками анализа и логики.
В: Как получилось, что большинство презентаций превратились в полную ерунду?
О: Программы PowerPoint и Keynote – достаточно простые инструменты, однако люди стали придавать инструментам слишком большое значение. Если вы хотите научиться делать качественные слайды для презентации, почитайте книги по графическому дизайну и визуальной коммуникации. Когда речь заходит о поиске нужных визуальных образов, в наших знаниях обнаруживаются значительные пробелы. Если взять, к примеру, инфографику, то мало кто умеет рисовать зрелищные и понятные графики и таблицы. Великий мастер Эдвард Тафти[81] написал множество полезных книг по этому вопросу.
Появление плохих презентаций можно объяснить множеством причин. Прежде всего, по-настоящему хорошая презентация – не самое простое дело. Точнее, чертовски сложное! Вот почему мы обращаем такое большое внимание на людей, которые умеют делать отличные презентации (да и вообще хорошо выстраивать связи): таких людей слишком мало. Многие профессионалы недостаточно практикуются и, по сути, постоянно идут по чужим стопам, не думая об эффективности.
В: Программы PowerPoint и Keynote, на ваш взгляд, – часть проблемы или часть решения?
О: Несомненно, PowerPoint можно считать как минимум частью проблемы, так как эта программа повлияла на целое поколение. В самом начале, в 1990-х годах, ее стоило продавать с кучей предупреждений и руководством по базовым принципам дизайна. Но обвинять во всем PowerPoint было бы глупо: это всего лишь программа, а не метод. Разумеется, шаблоны и образцы из прошлых версий программы завели нас (особенно тех, у кого не было других источников знания о дизайне) в дебри «действительно плохого PowerPoint» (если воспользоваться выражением Сета Година). Но теперь мы опытнее и поэтому можем делать эффективные презентации даже с использованием устаревших версий PowerPoint, порой для этого достаточно просто игнорировать большинство встроенных функций.
В конечном счете все зависит от нас, наших навыков и содержания нашего выступления. Некоторые из лучших презентаций не ограничиваются одним слайдом. Успех презентации зависит от того, насколько хорошо вы знаете свой материал и можете создать визуальные материалы, подкрепляющие и усиливающие ваши слова.
В: Что же делает презентации хорошими?
О: Если вы хотите узнать о том, как сделать свои презентации лучше, прочитайте книгу Made to Stick (Random House, 2007), написанную Чипом и Дэном Хитами (Chip Heath, Dan Heath). Они обнаружили, что запоминающиеся, притягательные сообщения и идеи имеют шесть общих черт – это простота, неожиданность, ясность, эмоциональность и наличие интересной истории. Спросите себя, есть ли в вашей презентации все эти элементы. Добавьте их – и вы окажетесь на правильном пути к созданию презентаций, которые понравятся аудитории и надолго останутся в ее памяти.
В: Что именно делает столь привлекательными презентации Стива Джобса?
О: Стив Джобс умеет быть понятным. Он расслаблен. А это заставляет и аудиторию расслабиться. Его вспомогательным материалам можно поставить наивысшие баллы по шкале «прилипчивости» братьев Хит. Стив не склонен читать лекции – он свободно общается. И хотя он много репетирует перед выступлениями, у слушателей никогда не складывается впечатления, что он читает
