целях – огромная беда, потому что персонал считает это вполне естественным. Люди удивляются, когда их кто-то ругает за это. Вводите контроль, причем за всем!
Принтер. Вы удивитесь, когда поставите контролирующее устройство и начнете считывать, что печатают ваши сотрудники. Часто это отнюдь не служебные документы, а книги, интересные статьи из журналов, курсовые. Масса всего за счет компании.
Совершенно точно вам говорю! Проверьте. Если в компании больше 10–15 человек, скорее всего, у вас есть такие проблемы.
Телефон. Посмотрите счета. Вы вновь удивитесь, когда узнаете, что из 10–15 сотрудников в компании один-два человека активно используют корпоративный телефон в личных целях.
Они звонят родственникам за границу, знакомым на мобильные телефоны и т. д. Контролируйте это!
Интернет. Это отдельный разговор… Вы схватитесь за голову, когда впервые изучите отчеты о том, где и как сотрудники проводят время в Интернете. Кто-то скачивает видео, другой активно участвует в онлайн-играх или постоянно сидит в «Одноклассниках», «ВКонтакте» и прочее. В связи с этим есть очень хорошее правило, которое я рекомендую взять на вооружение.
Отключите Интернет сотрудникам, которым он не требуется для выполнения их служебных обязанностей.
Когда введете это правило, увидите: если есть сотрудники, которые используют Интернет в личных целях, они будут против и станут доказывать, что им периодически нужен Интернет.
Иногда действительно может возникнуть необходимость что-то отправить или получить по электронной почте. Решается это так: вы ставите один общий компьютер, причем таким образом, чтобы монитор был виден всем, особенно вам.
И не ставьте рядом стул! Только стол, компьютер, клавиатура и мышь. Когда нет удобств, человек не будет долго задерживаться и сделает лишь самое необходимое.
Могу привести пример одной крупной IT-компании, которой руководит мой знакомый. Компания насчитывает около 1000 человек. Один из этажей офиса, который она арендует, оборудован так: в центре – большой коридор, из которого идут ответвления в кабинеты, а в центре коридора стоят столы с четырьмя компьютерами.
Все имеют выход в Интернет. Любой сотрудник может с их помощью зайти в Сеть, посмотреть, что ему надо, вернуться в свой кабинет и продолжить работу. Общего доступа нет, потому что когда компания большая, плата за Интернет становится астрономической.
Что еще привлекает сотрудников? Конечно, канцтовары! Вы снова удивитесь: сотрудники считают совершенно нормальным забирать домой бумагу для печати, ручки, скрепки и степлеры. Уборщицы активно прихватывают туалетную бумагу. А если у вас есть кухня для сотрудников, уборщица может «поработать» и там, забрав остатки кофе, чая, сахара. Вообще все, что можно забрать, будут забирать.
Вы скажете: «Нет, мои сотрудники не такие!» Проверьте как-нибудь. Например, повесьте видеокамеру.
Причем есть один большой секрет: если вы повесите камеру, это сильно увеличит продуктивность работы сотрудников. Сам факт того, что за ними наблюдают, заставляет работать лучше. Проверено!
Маленькая хитрость: вам необязательно вешать настоящие камеры. Или можно повесить настоящую, но необязательно ее подключать. Какое-то время это будет работать.
Как это преподнести сотрудникам? Просто повесьте камеру и объявите, что с этого момента наблюдаете!
На самом деле можете и не наблюдать – до тех пор, пока они сами не догадаются. Обычно это занимает около трех месяцев. А до того момента персонал будет очень неплохо работать, и случаи использования офисных ресурсов в личных целях значительно снизятся.
Курьер. Тут тоже часто возникают сложности, потому что сотрудники могут его использовать в личных целях и отправлять туда, куда бы вам не хотелось. Например, отвезти рабочие документы и заодно получить личное письмо, посылку и т. д.
Следующая тактика, о которой мы поговорим, – поездки. Бывает так, что работа ваших сотрудников носит разъездной характер в пределах города или на дальние расстояния.
Часто оказывается, что вместо того, чтобы отправить в поездку сотрудника, выгоднее послать курьера, потому что время специалиста стоит дорого. По крайней мере значительно выше суммы, в которую обойдется курьер.
Но часто сотрудники просто хотят съездить куда-то и обосновывают вам необходимость поездки. Им хочется выйти из офиса и прогуляться на свежем воздухе.
Особенно если есть возможность поехать в интересную командировку. Но это далеко не всегда нужно.
Поэтому, когда сотрудники приходят к вам с предложением куда-то съездить, требуйте подробное обоснование. Если суровой необходимости нет, не позволяйте это делать!
Площади часто используются неэффективно – офис слишком просторный. Конечно, это тешит самолюбие. Но на самом деле нерационально, когда на одного сотрудника приходится 4–5– 6 м2. Скорее всего, вы платите за офис приличные деньги. Нередко можно сократить площадь на треть без малейшего ущерба.
Вы можете сказать: «Нет, мы не поместимся». Ерунда! Приведу пример: в call-центрах люди рассажены таким образом, что на каждого сотрудника приходится 1,5 м2. И они отлично сидят, работают. Вам необязательно делать так экстремально, но уложиться в 3 м2, а то и в 2– 2,5 м2 на человека можно совершенно спокойно.
При работе в просторном офисе действует психологический аспект: когда люди сидят свободно, они чувствуют себя расслабленно. А когда находятся близко друг к другу, обстановка становится более рабочей.
Если вы задумываетесь, покупать офис или нет, скажу вам, что, как правило, этого делать не стоит. Почему? Потому что компания меняется, а вместе с ней – требования к месту и внешнему виду. Изменить это при наличии своего офиса будет тяжело.
Продать недвижимость, конечно, можно, но это довольно сложный и долгий процесс. Вряд ли вам нужны такие проблемы. Если не занимаетесь недвижностью профессионально, не стоит делать вид, что вы это умеете. Вот такое простое правило.
Еще одна идея для разумной экономии при работе в офисе. У вас появились новые сотрудники, и требуется дополнительно разместить одного-двух человек. Вы видите, что все места заняты. Снимать новый большой офис не хочется, да и рядом ничего подходящего нет. Что делать?
Пройдитесь по соседним кабинетам в офисном центре, где арендуете помещение. Нередко бывает, что у соседей большая площадь – на 30 м2 сидят два человека. Вы можете договориться об аренде небольшого кусочка помещения. Скажите, что поставите там одно рабочее место, где будет сидеть ваш сотрудник. Такое решение не всегда подходит, но иногда работает.
Следующая рекомендация касается склада. Нередко его можно перевести в значительно более дешевое место. Могу привести пример оптовой компании, которую я консультирую.
Их склад находится в Москве, и они за складское помещение платят точно такую же цену, как за офисное, в котором сидят люди, – по 1000 рублей за 1 м2.
За складское помещение можно и нужно платить значительно меньше.
Посмотрите, разумно ли вы платите за склад? Очень часто его можно перевести в более дешевое место и сильно сэкономить.
Техника – колоссальный ресурс для снижения затрат.
