Прежде всего это компьютеры. В большинстве фирм компьютерный парк намного более мощный, чем требуется, и в этом нет никакого рационального зерна. Бывает, компания только образовалась, и руководство покупает самые новые и быстрые компьютеры. Зачем?
Можно купить у других компаний или частных лиц старые компьютеры. Если большинство ваших сотрудников работают в Word, Excel и 1С, нет смысла закупать новинки. Выигрыша это не дает.
Что делать, если к вам периодически приходят сотрудники и говорят: «А не поменять ли нам компьютеры на более мощные?» В этом есть смысл, если у вас работают программисты или дизайнеры. Но даже в этом случае нужно хорошо подумать.
То же касается программного обеспечения. Если к вам приходят с предложением: «Давайте купим новые программы, обновим», тратить деньги не стоит. Практически у всех платных программ есть бесплатный аналог. Например, вместо недешевого Microsoft Office можно поставить бесплатный OpenOffice (http://www.openoffice. org/ru).
Обслуживание техники. Если у вас есть годовой контракт с сервисной службой на обслуживание компьютеров, принтеров, сканеров и вы платите что-то вроде абонентской платы (как страховку), зачастую это невыгодно.
Кажется, что так проще: «Я один раз плачу и потом целый год не мучаюсь». Но в большинстве случаев вы сильно переплачиваете. Гораздо проще вызывать мастера по необходимости.
Платная подписка. Нередко сотрудники стремятся на что-то подписаться. Но в этом нет никакого смысла. Почти все материалы можно найти в электронном виде, например на сайте того же журнала. И зачем оплачивать подписку?
Интернет. Цены на Интернет постоянно снижаются. Просто надо узнать свежие тарифы. Поставьте себе задачу на завтра или понедельник выяснить их. Часто компании переплачивают из-за того, что своевременно не узнали новые цены.
Например, одному из клиентов – фирме, которую я консультирую, – мы недавно снизили расходы на Интернет: они платили в среднем около 12 000 руб./мес., а сейчас – около 4000 руб./мес. И при этом он стал даже быстрее!
Однажды, когда моя компания в очередной раз переехала в новый офис в Таганском районе Москвы и встал вопрос о подключении Интернета, предложили разные тарифы: минимальный для юридических лиц – 3500 руб./мес.
Я связался с одним из провайдеров, работавших в этом районе, но не в нашем офисном здании, и договорился так: «Давайте мы оплатим прокладку кабеля, а вы подключите меня как физическое лицо за 500 руб./мес.».
В итоге я один раз заплатил 10 000 рублей, кабель проложили и меня подключили за 500 рублей. Остальных подсоединяют по стандартным тарифам. На мое предложение для юридических лиц, потому что выгодно охватить новое офисное здание за чужой счет. И мне хорошо, потому что ежемесячно я плачу всего 500 рублей.
Нужно понимать, что когда вы общаетесь с интернет-провайдерами, имеете колоссальную возможность их «прожать». Им все равно, кого подключать – физическое или юридическое лицо. Частных лиц (обычных людей) даже менее выгодно, потому что они обычно потребляют больше трафика, чем организации: качают фильмы, игры, музыку. А в офисе люди по большей части работают с почтой – и все. Иногда требуется найти или разместить какую-то информацию в Интернете, но такое бывает редко.
По этой причине вы можете смело торговаться: «Если бы я подключался как частное лицо, вы бы с меня взяли 500 рублей. Просто подключите меня по хорошему тарифу».
Может, вам не удастся, как мне, сбросить тариф до цены для частников, но договориться о стоимости в полтора-два раза ниже, как правило, можно. Особенно, если это небольшая компания. С крупными договориться сложнее – трудно попасть на прием к руководству.
Следующий пункт – телефон. Здесь то же самое – нужно проверить тарифы. Часто фирма пользуется старым тарифом, хотя уже появились новые, более низкие. Оператор вас об этом, естественно, не информирует.
Той же компании, которой мы помогли снизить расходы на Интернет, посодействовали и с телефонными тратами. Они платили порядка 30 000 рублей в месяц, а стали платить 7000–8000. Это удалось сделать за счет того, что мы проанализировали цены других телефонных провайдеров и переключились на более выгодный тарифный план.
На чем еще можно сэкономить? Отдельным сотрудникам вы можете дать мобильные телефоны, например для бесплатных входящих звонков – вместо городского телефона. Часто это выгоднее.
Кроме этого есть замечательный источник для экономии! Skype – интернет- телефония. Чем он хорош? Если вы подключаете Skype, можете звонить совершенно бесплатно либо по более низким ценам. Скачать и установить себе эту программу можно на www.skype.com.
Со многими клиентами и контрагентами можно общаться только по Skype – совершенно бесплатно.
Следующий важный источник экономии средств – мебель. Многие фирмы, въезжая в новый офис, предпочитают покупать новую мебель. Часто в этом нет смысла, потому что такие расходы не окупаются. При этом в Интернете всегда можно найти массу предложений о продаже б/у мебели.
Когда моя фирма въезжала в новый офис, я пришел к владельцу офисного здания и спросил: «Есть ли у вас какая-нибудь мебель?» И мы договорились – он совершенно бесплатно отдал мне десяток столов, шкафов и т. п.
Поэтому повторяю: не покупайте новую мебель! Бывшую в употреблении всегда можно найти дешевле или бесплатно.
Еще один нюанс: если вы доверите выбор предметов интерьера сотруднику, по умолчанию он всегда будет искать новую мебель. Вам необходимо сконцентрировать его внимание на том, что речь идет о б/у.
Далее – переплата за бренд. Нередко мы сильно переплачиваем за этикетку, бренд. Наверняка вы хорошо об этом знаете из повседневной жизни. В бизнесе работают те же правила.
Пример: когда у вас заканчиваются чернила в принтере, можно пойти двумя путями – купить уже заправленный картридж, что будет стоить порядка 1500 рублей, либо попросить заправить имеющийся обычными китайскими чернилами, что обойдется в 300 рублей. Согласитесь, разница существенная.
Часто нет смысла и покупать новые автомобили. Думаю, вы знаете, что после выхода из автосалона машина теряет 20–30 % своей стоимости, а ее качество может быть вполне достаточным. Я говорю о том, что можно купить машину, на которой ездили буквально полгода-год, в очень хорошем состоянии и при этом на порядок дешевле.
Другая вещь – аутсорсинг. Например, если нужно напечатать брошюру, обычно нет смысла покупать для этого технику, допустим, цветной принтер. Проще отдать задачу на аутсорсинг. То же касается многих других вещей.
Когда вам надо что-то сделать разово, не стоит «покупать корову ради ведра молока». Лучше обратиться к аутсорсерам, которые, может, и запросят дороже, зато потом вы не будете переплачивать за технику, в которой нет особой необходимости.
Очередной пункт – персонал. Речь пойдет не о том, чтобы увольнять всех подряд, а о том, как уменьшить расходы с умом.
Первая идея – увольнять надо быстро. Вспомните свою бизнес-практику, когда вы в принципе уже знаете, что человека надо уволить, но почему-то тянете. Неудобно либо страшно: а вдруг эта позиция окажется важной и вы не сможете ее заменить?
Имейте в виду, держать неэффективного сотрудника – дорогое удовольствие. Просто посчитайте, какую зарплату вы ему платите и сколько теряете, если он работает плохо или загружен только наполовину. Колоссальные деньги выбрасываются на ветер.
