поработать, начните складывать на полу стопку
под названием «Рабочие материалы». Если он со-
держит информацию, которая может понадобить-
ся в будущем, положите его в стопку под названи-
ем «Справочные материалы».
Если работу с этим листом бумаги можно поручить
кому-то другому, передайте его этому человеку.
(При необходимости проконтролировать выполне-
ние этой работы сделайте соответствующую запись
в списке задач.)
30 Работай меньше, успевай больше
Если информация, представленная в этом доку-
менте, хранится где-то еще (будь то в электронном
или любом другом виде) и вы знаете, что она не по-
надобится вам в будущем, выбросьте этот лист
или уничтожьте.
Продолжайте, перебирая лист за листом, до тех пор, пока
стол не станет пустым, а на полу не образуются две стопки
бумаг, которые вы намерены сохранить: «Рабочие материа-
лы» и «Справочные материалы».
Затем займитесь упорядочиванием стопки «Рабочие ма-
териалы». Разделите бумаги, которые в ней лежат, по катего-
риям. Это может быть, например, категория «Проект Х» или
«Финансы», в которой вы можете выделить подкатегорию
«Бюджет». На отдельном листе бумаги запишите названия
общих категорий. (В главе 3 описана процедура, которую
мы называем «построение схемы должностных обязанно-
стей». Она позволит вам определить ключевые категории,
отображающие ваши основные должностные функции.)
Категорий верхнего уровня должно быть не больше 8 10,
в противном случае вам будет трудно их запомнить и при-
дется распределять их по алфавиту, а не по темам. Выделите
для каждой из них папку с соответствующей надписью.
Бумаги из стопки «Рабочие материалы» положите в ящик
письменного стола, расположенный ближе всего к тому ме-
сту, где вы сидите.
Повторите те же действия со стопкой «Справочные ма-
териалы».
Теперь, когда бумаги приведены в порядок, переходи-
те к компьютеру. В программе электронной почты, которой
вы пользуетесь, наверняка есть возможность создания па-
пок, позволяющая сортировать электронные письма и на-
ходить среди них нужные. Если вы еще не знаете, как созда-
вать папки для хранения корреспонденции, выясните это.
1. Краткий обзор 31
Распределите входящую почту по датам и, начиная с самых
старых, выполните с каждым письмом следующие действия.
Если вы можете ответить на электронное письмо,
и это займет всего несколько минут, сделайте это
