сразу же.
Если работу с письмом можно поручить кому-то дру-
гому, сделайте это сразу же.
Если работа с письмом требует некоторого време-
ни, внесите соответствующий пункт в список задач.
Такие программы, как Outlook, Lotus Notes и другие,
позволяют это делать. В частности, запишите, ка-
кой следующий шаг необходимо будет предпринять,
и включите опцию «Напоминание», если хотите,
чтобы в определенное время программа напомнила
вам об этом.
Если хотите сохранить электронное письмо, чтобы
просмотреть его в будущем, создайте в ящике входя-
щих сообщений папки (названия которых должны
соответствовать названиям папок для рабочих бу-
маг), а затем переместите письмо в нужную. (В пап-
ке «Входящие» можно создавать такие вложенные
папки, только если в вашей организации нет огра-
ничений на размер ящика для входящей корреспон-
денции. В случае необходимости выясните у спе-
циалистов ИТ-отдела, сколько памяти доступно для
хранения вашей почты. Если это накопитель, на ко-
тором не предусмотрено автоматическое создание
резервных копий, проконсультируйтесь по поводу
того, как проводить процедуру резервного копиро-
вания.)
Если электронное письмо больше вам не понадобится,
удалите его.
32 Работай меньше, успевай больше
Продолжайте процедуру до тех пор, пока ящик входя-
щей почты не окажется пустым. При этом вы долж-
ны включить в список задач все, что нужно сделать
в ответ на поступившие электронные письма, а также
создать дерево папок для хранения тех электронных
писем, которые могут понадобиться в будущем.
Примечание. Если количество писем в папке «Входя-
щие» превышает две сотни, выберите определенную
(предположим, от двух до четырех месяцев назад),
переместите все давние сообщения в папку под на-
званием «Старая почта» и просто оставьте их там
на пару месяцев. Убедившись, что вы больше ниче-
го не ищете в этой папке, можете удалить все ее со-
держимое. Затем примените описанный выше способ
организации электронной почты к оставшимся пись-
мам. Это упростит и ускорит обработку текущей кор-
респонденции.
Далее займитесь систематизацией документов на жест-
ком диске. Ели вы используете программные продукты
Microsoft , зайдите в папку «Документы» и создайте в ней
