Прочитайте его, ответьте и, если что-то еще требуется,
сделайте это сразу же.
2. Поручите работу с пришедшим письмом другому чело-
веку. Если оно требует действий, которые может или
должен выполнить другой сотрудник, перешлите его
этому человеку сразу же.
3. Включите поступившее сообщение в список задач.
Если полученное письмо требует от вас действий,
на выполнение которых понадобится некоторое вре-
мя, включите их в список первоочередных задач в сво-
ем рабочем графике.
4. Удалите поступившее сообщение или переместите
его в другую папку.
Обработайте каждое электронное письмо в соответствии
с этими четырьмя правилами. По окончании ваша папка
«Входящие» окажется пустой.
И еще одно замечание. В большинстве программ элек-
тронной почты предусмотрена возможность сортировки
входящих сообщений. Outlook и Lotus Notes, например, по-
зволяют создать правила, предписывающие автоматическое
удаление менее важных сообщений или перемещение теку-
щей корреспонденции в папки, которые вы сможете про-
сматривать один или два раза в неделю, и т. д. Это особенно
актуально, если вы получаете около двух сотен электронных
писем в день.
1. Краткий обзор 35
Группирование однотипных задач
Проанализируйте все операции, которые вам приходится
выполнять на протяжении рабочего дня. Определите, какие
из них можно сгруппировать например, телефонные звон-
ки, обработка электронной почты, контроль выполнения за-
дач, оплата счетов, чтение, текущая работа с документами, их систематизация, встречи с подчиненными, а также лю-
бые другие ежедневные рутинные функции. Сгруппировав
их, придерживайтесь практики их выполнения в отведенное
для этого время.
Итак, вы еще усовершенствовали свой рабочий про-
цесс, и это упростит поиск нужных документов и выпол-
нение текущих обязанностей. У вас есть исчерпывающий
список задач, которые предстоит решить. Кроме того, вы
выполняете рутинные обязанности более организованным
способом (группами). На следующем этапе вам необходи-
мо заняться управлением задачами, или планированием их
выполнения.
Планирование
Людям свойственно действовать только тогда, когда они имеют
четкое представление о поставленной задаче. Цель планирова-
ния как раз и состоит в том, чтобы предоставить в ваше рас-
поряжение четко очерченную картину предстоящих действий.
Процесс планирования состоит из следующих этапов:
