вложенные папки, разделив их по таким же категориям, как
бумажные документы и электронные письма. Документы,
которые нужно сохранить, переместите в соответствую-
щие папки.
На данном этапе ваш стол уже должен быть полностью
очищен от бумаг, а сами бумаги разложены так, чтобы вам
было легко находить нужные. Электронные документы
тоже должны быть упорядочены, а ящик входящей почты
пуст. Все, что необходимо сделать, должно быть внесено
в список задач.
Благодаря такой организации персонального рабочего
процесса вам будет гораздо легче сразу же приступать к делу.
1. Краткий обзор 33
Привычки и рутинные практики
Секрет каждого успешного человека заключается
в том, что он выработал привычку делать то,
что так не любят делать неудачники.
Альберт Грей, The Common Denominator of Success
Самое важное правило, которого необходимо придержи-
ваться при выполнении работы, звучит так: незамедлительно
приступайте к решению поставленной задачи. Главный ло-
зунг программы PEP: «Сделайте это сразу же!» Разумеется, далеко не все можно сделать сразу же, да и не всегда целесо-
образно так поступать. Однако вы должны поставить перед
собой такую цель: никогда не откладывать решение вопроса, если он попал в ваше поле зрения. Если вы не собираетесь
с ним ничего делать оставьте его вне зоны своего внима-
ния. Если же он все-таки попал в эту зону займитесь им.
Для реализации этого подхода можно воспользовать-
ся таким методом, как группирование однотипных задач.
Многие элементы работы можно свести к простым рутин-
ным операциям, что позволит вам выполнять их за макси-
мально короткое время.
Возьмем в качестве примера электронную почту. Этот вид
коммуникаций не требует немедленного ответа. Визит в офис, или телефонный звонок, или мгновенный обмен сообщения-
ми все эти способы передачи информации целесообразно
использовать при необходимости сделать что-то немедленно.
Для разбора электронной почты можете выделить в своем ра-
бочем графике два или три отрезка времени в день (возможно, разумно делать это утром, после обеда и перед уходом домой), на протяжении которых вы будете обрабатывать входящие
письма. Не просматривайте почту в другое время. Отключите
уведомления о поступлении новых сообщений. Если культу-
ра вашей организации требует незамедлительной реакции
34 Работай меньше, успевай больше
на входящие сообщения, поднимите вопрос на собрании от-
делов, поскольку это означает, что каждый сотрудник должен
постоянно отвлекаться от работы на просмотр электронных
сообщений, даже если они не представляют особой важности.
При обработке электронной почты придерживайтесь
следующих четырех правил.
1. Обработайте поступившее сообщение сразу же!
