нировка офисного пространства тоже вносят свой вклад
в формирование рабочей среды, в которой присутствует
много отвлекающих факторов, что, в свою очередь, мешает
людям сфокусироваться на работе, за выполнение которой
им платят.
Данная глава состоит из двух основных разделов. В пер-
вом представлены советы и идеи о том, как помочь вам
прежде всего сократить объем поступающей информации.
Во втором рассказывается, как эффективнее обрабатывать
электронную почту и прочую информацию, которая попа-
дает на ваш рабочий стол или в ваш компьютер.
Раздел первый: возьмите под контроль
поток входящей информации
Прежде всего, следует отметить, что легкого способа реше-
ния этой проблемы нет. Мы слишком тесно связаны с людь-
ми, работающими рядом с нами. И даже если вы твердо
намерены ограничить количество входящих электронных
писем и информации, среди ваших коллег непременно най-
дутся те, кто не захочет пойти вам навстречу. Кроме того, как бы добросовестно вы ни относились к организации ра-
бочего процесса, вам все равно придется трудиться в не-
благоприятных условиях. Вас постоянно будут отрывать
от дел. Непременно наступят такие дни, когда ваш ящик
входящей корреспонденции будет переполнен. Вам не из-
бежать чрезвычайных ситуаций, нарушающих ваши пла-
ны. Но не отчаивайтесь. Не позволяйте всем этим препят-
ствиям сбивать вас с пути. Продолжайте прилагать усилия
и старайтесь контролировать ситуацию и со временем
добьетесь своего.
Первым делом необходимо разобрать накопившуюся
почту и создать такую систему организации электронных
6. Разберите электронную почту сразу же! 195
документов, которая позволит легко находить нужные, и во-
время предпринимать необходимые действия (см. главу 3, раздел «Организация электронной почты»). После того как
вы организуете процесс обработки входящей информации,
попробуйте применить еще и некоторые из предложенных
ниже идей и посмотрите, удастся ли вам укротить этого
«зверя».
Чем больше писем вы отправляете, тем больше получаете
Если вы отсылаете много электронных писем, можете не со-
мневаться в том, что столько же получите в ответ. Если хо-
тите сократить количество входящей корреспонденции,
сократите и количество исходящей. Придерживайтесь бо-
лее избирательного подхода к отправке электронных со-
общений и увидите, что это позволит хотя бы в какой-то
мере контролировать процесс. Одно из представительств
PEP®WORLDWIDE в Европе рекомендует клиентам огра-
ничить цепочку электронных писем тремя уро внями: исхо-
дное письмо ответ ответ прекращение диалога. Если
обсуждаемый вопрос настолько сложен, что принятие реше-
