ния требует дальнейшего обсуждения или обмена информа-
цией, тогда, возможно, ст´оит обсудить его по телефону или
при личной встрече.
Переход от проталкивания информации к ее извлечению
В некоторых компаниях существенно сократили объем
входящей корреспонденции, организовав корпоративный
портал для размещения информации, которую в против-
ном случае пришлось бы пересылать по электронной по-
чте. Благодаря этому, сотрудники компании имеют воз-
можность получать доступ к нужным данным по мере
необходимости, вместо того, чтобы обрабатывать каждое
письмо. Размещение информации на корпоративном сайте
переводит коммуникацию между сотрудниками из режима
196 Работай меньше, успевай больше
проталкивания информации в адрес получателя в режим ее
извлечения посетителями корпоративного сайта в удобное
для них время.
В этих компаниях пришли к выводу, что размещение
протоколов собраний и принятых на них решений на веб-
странице корпоративной сети существенно сокращает ис-
пользование электронной почты в рамках организации.
Если у вас есть административная поддержка
В старые добрые времена (не так уж давно) у многих из нас был
личный ассистент или секретарь. Как правило, он принимал
всю почту, сортировал ее, отфильтровывал бесполезную ин-
формацию и раскладывал письма по категориям, прежде чем
передать их руководителю для дальнейшей обработки. Если
у вас есть такая административная единица, пусть продол-
жает этим заниматься. Однако еще секретарь может помочь
систематизировать электронную информацию и другими
способами. Очевидно, что перевод на него всех телефонных
звонков один из способов создания такого «буфера».
Мне приходилось встречать руководителей, которые при-
влекают своих помощников к делам более разумными спосо-
бами. Один, например, специально выделял немного времени, чтобы вместе с секретарем обработать почту. Он анализиро-
вал каждое письмо вслух, а секретарь записывала его указа-
ния относительно того, что ей необходимо сделать или какие
ответы составить. После нескольких таких совместных про-
цедур она уже знала, какие письма ее руководителю нет не-
обходимости просматривать, а какие заслуживают внимания.
В результате она получила возможность правильно фильтро-
вать информацию, которая поступала в адрес ее руководите-
ля, будь то по голосовой или электронной почте.
К сожалению, не всем посчастливилось иметь такого ас-
систента. Но вы можете использовать другие способы филь-
трации входящей информации.
6. Разберите электронную почту сразу же! 197
Технические решения
Поставщики интернет-услуг, интернет-компании и сайты
