бумаг. Точно так же вы должны выделить время для бо-
лее трудоемкой работы, которую очень хочется отложить
на потом, такой, например, как очистка папок для бу-
маг от всего того хлама, который мог там накопиться. Мне
приходилось часто встречать людей, которые занимают-
ся наведением порядка в офисе в конце года, как прави-
ло, между Рождеством и Новым годом, когда активность
офисной жизни несколько падает. Они используют это
время для того, чтобы избавиться от накопившихся за год
бумаг, организовать папки для хранения бумаг на следую-
щий год, выбросить все то, чем они давно не пользовались, избавиться от кип журналов, которые они собирались
когда-нибудь прочитать, и привести в порядок весь офис.
Разумеется, это лучше, чем вообще ничего не делать, но, как свидетельствует мой опыт, недостаточно. Гораздо луч-
ше приводить все в порядок один раз в квартал. Выделите
для этого в своем графике, скажем, полдня. Закройте дверь
и переберите все свои книги, папки для справочных мате-
риалов, архивы и тому подобное. На рис. 12.1 показан при-
мерный график поддержания вашей системы организации
работы в порядке.
12. Поддерживайте порядок сразу же! 323
Рис. 12.1. Составьте график приведения систем
организации работы в порядок
Поддержание системы организации работы в порядке
для обеспечения эффективного планирования
Ниже представлен график выполнения действий,
необходимых для поддержания системы в порядке.
Период Объект
Действие
Постоянно
Письменный
Разложите по местам бумаги,
стол и рабочий
лежащие на столе,
и переместите электронные
стол компьютера
файлы в соответствующие
каталоги
Постоянно
Отдельные папки
Каждый раз, когда работаете
с той или иной папкой,
выбрасывайте из нее старые
документы, прежде чем
вернуть ее на место
Каждый
Лотки
Обработайте документы
день
в лотке для входящих бумаг
