в которых будете хранить документы. (В своем гра-
фике работы на несколько следующих дней можете
запланировать время для продолжения работы над
упорядочиванием бумаг.) Очистите от бумаг и других
предметов все ящики, шкафы и лотки, стены, порт-
фель... Поищите бумаги везде: под столом, за штора-
ми во всевозможных местах. Соберите их и, не раз-
бирая, сложите на рабочем столе.
4. Возьмите самый верхний лист бумаги и выполните
с ним одно из следующих действий:
Работайте с ним до тех пор, пока не сделаете все,
что нужно.
Работайте с ним до тех пор, пока не сделаете мак-
симум возможного, после чего положите лист в ло-
ток «Бумаги в работе», если получите нужную вам
информацию в кратчайшие сроки, или в соответ-
ствующую папку календарной картотеки, если ин-
формация будет получена несколько позже.
Поручите работу с этим документом кому-то дру-
гому.
В одну стопку на полу сложите бумаги, касающие-
ся текущей работы или проектов, их вы должны
будете разместить в ящик для рабочих материалов.
В другую стопку на полу сложите бумаги, которые бу-
дут храниться в ящике для справочных материалов.
Это касается бумаг, содержащих нужную информа-
цию, но не требующих немедленных действий.
3. Организуйте это сразу же! 115
В третью стопку на полу сложите бумаги, которые
следует поместить в ящик или шкаф для архивных
материалов.
Выбросьте лист бумаги! Сделайте это, если он
не представляет никакой ценности, или уже обрабо-
тан, или его копия хранится в другом месте.
5. Воспользовавшись схемой должностных обязанно-
стей (см. рис. 3.4), определите, в какую папку следует
поместить сохраненный документ.
6. Затем организуйте рабочие материалы. Разложите
по отдельным подвесным папкам (подписав их соот-
ветствующим образом) бумаги, касающиеся каждого
текущего проекта и каждой общей категории задач.
Сделайте то же самое со справочными и архивными
материалами.
7. Выделите отдельные папки для каждого из своих под-
чиненных, босса или коллег, с которыми регулярно
контактируете. Напишите на них имена людей и поло-
жите записки с указанием, какие действия этих людей
в рамках реализации долгосрочных проектов вам не-
обходимо проконтролировать.
