8. Если вы по-прежнему используете много бумажных
документов, подумайте о создании календарной кар-
тотеки, предназначенной для тех бумаг, с которыми
необходимо будет поработать в определенное вре-
мя или дату. Если вы имеете дело главным образом
с электронными документами, включите функцию
«Напоминание» в той системе, которую применяете
для контроля выполнения задач, или внесите такие
напоминания в свой ежедневник. Необходимо ис-
пользовать систему, которая поможет вспомнить
о том, что нужно сделать, а не полагаться только
на свою память.
116 Работай меньше, успевай больше
9. Упорядочите электронную почту. Ваша задача
очистить ящик входящих сообщений, а письма, ко-
торые вы намерены сохранить, переместить в со-
ответствующие папки дерева папок входящей по-
чты. Лучше всего начать процесс с просмотра самых
старых писем. Прежде всего выясните возможности
своей почтовой программы. Воспользуйтесь схе-
мой должностных обязанностей, чтобы определить,
какие категории папок (каталогов) нужно создать.
Просмотрите каждое письмо в ящике входящих со-
общений и либо дайте на него ответ, либо поручите
сделать это кому-то другому, либо запишите в список
задач (если письмо предполагает выполнение тех или
иных действий в будущем), либо удалите или поме-
стите в архив. Так поступите с каждым электронным
письмом.
10. Если ваши электронные документы сохранены на дис-
ке С, создайте папки «1Рабочие», «2Справочные»,
«3Архивные» для тех документов, которые намерены
сохранить.
11. Воспользовавшись схемой должностных обязанно-
стей, сформируйте систему вложенных папок (под-
каталогов) для хранения электронных документов,
идентичную той, которую вы создали для хранения
бумажных документов.
12. Начните процедуру просмотра всех сохраненных доку-
ментов, пытаясь по каждому из них решить следующее:
Вы пользуетесь этим документом сейчас или он по-
надобится вам в будущем?
Можете ли вы получить доступ к нему в каком-то
другом месте?
Следует ли переименовать этот документ?
3. Организуйте это сразу же! 117
Следует ли удалить его?
Действуйте в соответствии с принятыми решениями.
13. Если у вас нет времени или желания заниматься ор-
