Как научиться хорошо работать

не имеющих отношение к решаемой в данный момент проблеме. Чаще пользуйтесь мусорной корзиной! Позаботьтесь о том, чтобы ваша мебель была удобной, освещение достаточным, отвлекающие факторы – минимальными;

     - пересмотрите составленный накануне вечером план дня и  внесите коррективы;

     - планируемые мероприятия должны занимать у вас 60% времени, а остальные 40% оставляйте на неожиданные дела;

     - самое продуктивное время - утреннее. На него планируйте решение ключевых задач и трудоемких проблем. Но помните, что это самое продуктивное время и у ваших подчиненных;

     - сосредоточьтесь, дисциплинируйте свои эмоции, отключитесь от всего, что мешает работе. Не отвлекайтесь на решение мелких вопросов. Тактично, но твердо отклоняйте любую просьбу, не соответствующую вашим задачам и целям. Не бойтесь сказать "нет" назойливым посетителям;

     - небольшие однородные задачи объединяйте в "блоки";

     - самое спокойное время (в большинстве случаев - после  обеда) оставьте на вдумчивую работу над документами;

     - попробуйте учесть привычки  начальника и коллег для того, чтобы избежать регулярных посягательств на ваше время;

     - незапланированные паузы и ожидания заполняйте несложной,  но необходимой работой. Избегайте организационных "ловушек" времени;

     - отдыхать целесообразно, не дожидаясь усталости. Своевременно делайте перерывы при длительной, однообразной работе (15 мин.  через  каждый час работы).  Чередуйте умственный и физический труд;

    - взяв документ, работайте с ним до конца, т.к. повторное "вхождение" дает потерю времени до 40%;

     - уважайте  чужое  время и требуйте от других точности (не опаздывайте на мероприятия, подчеркнуто точно пребывайте по вызову и т.д.);

     В конце дня:

     - постарайтесь  завершить  недоделанную работу,  это приносит, кроме прочего, моральное удовлетворение;

     -  просмотрите дневной план, подведите итоги;

     - составьте план на следующий день,  а в пятницу на следующую неделю; крупное  дело  разбейте  на несколько фрагментов и распределите на несколько дней.

     Помните, что самое непродуктивное время в начале (первые 10-20 мин.) рабочего дня,  перед обедом, перед совещанием, в конце рабочего дня.  Не планируйте на это время доклад, встречу, обсуждение вопросов, прием посетителя.

Деловитость любого работника определяется качеством тру­да, умением выполнять свои задачи оперативно, в установленные сроки. Тот, кто строит свою деятельность строго по плану и ценит время, у того срывы в работе исключены.

 

ГРУППИРОВКА ЗАДАЧ

 

Одной из важных проблем планирования работы является группировка,  классификация разнообразных задач, вопросов и дел, ежедневно встающих перед исполнителем или руководителем. Описываемые ниже принципы Парето, АБВ-анализа, Эйзенхауэра дают возможность решить эту проблему.

 Принцип Парето, в общем  виде, гласит: внутри каждой группы (или множества) вопросов отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Применительно к управленческой деятельности он формулируется так: в процессе работы за первые 20% времени достигается 80% результатов или 20% решенных вопросов дают 80% итогового результата, т.е. в 20% вопросов входят жизненно важные проблемы, а в 80% второстепенные.

  Принцип Парето находит свое косвенное выражение в АБВ-анализе, суть которого сводится в разделении всех дел на три категории,  исходя из относительной значимости задач (в смысле их вклада в конечный результат).

  Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15%  общего числа задач. Однако значимость их в достижение цели составляет примерно 65%.

  На важные задачи (категория Б) приходится 20% общего числа задач, но их значимость также 20%.

  Менее важным и несущественным задачам (категория В) - соответствует 65% и 15% соответственно.

   Из принципа Парето и АБВ-анализа следует,  что установление приоритетов - важный  творческий  элемент  выполнения работы. В самом начале деятельности необходимо задать себе следующие вопросы:

     - благодаря выполнению каких задач я в большей степени  приближаюсь к исполнению моих обязанностей?

     - благодаря выполнению каких задач я могу внести  максимальный вклад в достижение общих целей?

     - могу ли я за счет выполнения одной задачи выполнить сразу  несколько других?

     - невыполнение каких задач может иметь самые негативные  последствия?

 И, наконец, вспомогательным средством принятия решений  является принцип Эйзенхауэра, в соответствии с которым задачи следует рассматривать в координатах: "важность" - "срочность".

Перед любым руководителем, имеющим подчиненных, время от времени всегда встает два вопроса:

1.     Кому поручить данное дело?

Для этого необходимо хорошо знать деловые и моральные качества работников. Ведь, как известно, в каждом коллективе 30% его членов обычно делает до 70% всей работы.

Как поручить? Требовать, убеждать или заинтересовать?

Можно порекомендовать три основных метода работы с подчиненными:

Побуждающий. Подчеркните прежние заслуги подчиненного, выразите уверенность в его возможностях, свое доверие и предпочтение, внушите, что он может сделать больше, чем сам думает. Подчиненный будет счастлив оправдать такую репутацию.

Убеждающий. Это вынужденная подстройка руководителя под подчиненного, она позволяет тактично изменить взгляды человека, не в ущерб его самолюбию. Отнеситесь со вниманием к мыслям и пожеланиям сотрудника. Подайте свои идеи более эффектно, взывайте к благородным мотивам, задевайте за живое.

Принуждающий. Предполагает обращение к подчиненному в виде приказа или ставит перед ним выбор: сделай или будешь наказан! Следует отметить, что при таком воздействии обычно теряется интерес к работе и производительность ее также невелика.

Несомненно, что начальник должен уметь пользоваться всеми этими методами в зависимости от обстоятельств, но главным принципом его деятельности должны стать доверие и требовательность.

А что нужно для того, чтобы сам руководитель сделал больше в те­чение своего рабочего дня? Он также должен:

- планировать свое рабочее время;

-точно определять цель, уметь сосредоточиться на главном, устанавливать твер­дые сроки выполнения заданий;

- уметь повышать продуктивность путем глу­бокого осмысливания своего задания и превращения его из категории "надо" в категорию "хочется";

- весьма полезно широко пользоваться записной книжкой ("самая острая память никогда не заменит самого тупого карандаша"), тем самым сберегать время, затрачиваемое на справки, поиски адресов, номеров телефонов;

- избегать досадных помех (посторонние разговоры и т.п.), учиться слушать, читать и писать, избегая шаблона;

- воспитывать уважение к своему времени: уста­навливать часы приема и информировать сотрудников и посетителей о сво­ей занятости;

- вести картотеку с различными сведениями, вы­писками, данными, собственными заметками, что обеспечивает за 10-15 минут подготовку справки или выступления по любому вопросу.

При всем этом целесообразно периодически менять за­нятие - это даст возможность побороть ощущение усталости и успеть сделать больше и лучше. Бумаги для подписи желательно передавать через секретаря, а воз­никающие вопросы лучше детализировать у испол­нителя по телефону. При случающемся огромном дефиците времени не следует забывать, что напряженная работа руководителя требует рациональной организации питания и отказ от перекуров.

 

 

ЕЩЕ РАЗ О ТЕЛЕФОННОМ ЭТИКЕТЕ

 

Статистики утверждают, что деловые люди тратят на телефонные разговоры от 25 до 75% своего рабочего времени.

У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации. Главные из них: скорость передачи информации (экономия времени), немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии, конфиденциальность контакта, возможность достичь договоренности,