в отдельные группы. Все письма (как входящие, так и исходя-
щие), которые имеют отношение к одному проекту, автомати-
чески перемещаются в специальные папки. Благодаря этому
всю информацию (электронные письма, вложенные файлы,
контакты, задачи и встречи), имеющую отношение к тому
или иному проекту, можно найти в одном месте.
Внедрение корпоративных стандартов
Помимо размещения информации на корпоративном сайте
вместо пересылки почтой, а также запрета на использование
электронной почты по пятницам, в компании можно принять
202 Работай меньше, успевай больше
и другие меры, которые позволят существенно сократить объ-
ем коммуникаций и входящей информации. Одна из таких мер
сводится к следующему: следует установить правила, регули-
рующие, в каких случаях сотрудники компании должны вести
переписку по электронной почте, а когда им лучше воспользо-
ваться телефоном.
На электронные письма принято отвечать в течение
24 часов. Электронная почта не тот инструмент комму-
никации, который следует использовать, чтобы назначить
встречу через пять минут. Люди, понимающие это, знают,
что для решения сложных задач лучше либо позвонить нуж-
ному человеку, либо встретиться с ним лично. Для быстрого
получения ответа больше подойдет телефон.
Согласно корпоративной политике многих компаний,
на обработку документов, поступающих по обычной почте,
предоставляется, как правило, 48 часов. Внедрение корпо-
ративных стандартов относительно использования тех или
иных инструментов коммуникации позволит существен-
но сократить обмен электронными сообщениями между
сотрудниками, благодаря чему они смогут своевременно
выполнять свою работу. Кроме того, как уже было упомя-
нуто выше, должны быть установлены правила относитель-
но того, когда и кому отправлять копии электронных пи-
сем, а также когда целесообразно пользоваться функцией
«Ответить всем» (чем реже, тем лучше!).
Другие правила
В строке «Тема» необходимо четко указывать тему
письма.
У одного письма должна быть только одна тема.
Если сообщение требует от получателя ответных дей-
ствий, укажите в теме аббревиатуру FYA (For Your
Action, «Пожалуйста, примите меры»).
6. Разберите электронную почту сразу же! 203
Если сообщение носит сугубо информационный ха-
рактер, укажите в теме аббревиатуру FYI (For Your
Information, «К вашему сведению»).
Обработка информации
Переключение внимания между различными задачами,
