электронной почтой, телефонными звонками, текстовыми
сообщениями, людьми и другими отвлекающими момен-
тами существенно затрудняет рабочий процесс. Лучший
способ сделать свою работу выполнить аналогичные за-
дачи в один промежуток времени в спокойной обстановке.
Возможно, я требую от вас слишком многого, но вы должны
приложить максимум усилий к тому, чтобы добиться этого.
В ходе обработки электронной почты важно применять
тот же принцип «Сделайте это сразу же», который вы ис-
пользуете при обработке бумажных документов, сообще-
ний голосовой почты, факсов, текстовых сообщений и т.д.
Многие проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, пытаясь
справиться с потоком входящей информации, могут быть
решены благодаря одному только этому принципу. Однако
крайне важно то, когда вы делаете это сразу же.Первое, что
я рекомендую, просматривать и обрабатывать электрон-
ную почту два-три раза в день. Если вы считаете, что вам не-
обходимо делать это чаще, выберите оптимальный вариант.
Но при этом не забывайте о двух проверенных правилах. Во-
первых, установите время для просмотра почты. Во-вторых, заглянув в свой почтовый ящик, обработайте каждое новое
сообщение так, как сказано немного ниже. Открыв ящик
электронной почты в назначенное время, вы должны не про-
сто просматривать поступившие письма, а полностью обра-
батывать их, и делать это до тех пор, пока папка «Входящие»
не опустеет. Для начала выделите в своем графике время для
работы с электронной почтой. Не исключено, что по мере
накопления опыта вам придется подкорректировать его.
204 Работай меньше, успевай больше
Даже если корпоративная политика вашей компании тре-
бует, чтобы вы чаще отвечали на электронные письма, все
равно не просматривайте каждое входящее сообщение сразу
после его прихода. Если в это время вы заняты выполнением
какой-то работы, например, обновляете электронную табли-
цу или пишете служебную записку, сначала закончите дела, и только затем прочтите письмо.
Вы сможете полностью контролировать процесс, если
отключите функцию уведомления о поступлении сооб-
щений. Придерживайтесь избирательного подхода и при
подключении службы мгновенного обмена сообщения-
ми. Используйте голосовую почту. Вы сами должны ре-
шать, что и когда вам нужно делать. Но помните: если
уж вы пообещали, что что-то должно быть выполнено
в определенное время, обязательно сделайте это в на-
значенный срок!
Четыре правила обработки входящих писем
Помните: говоря «обработать электронную почту», я не имею
в виду просмотреть поступившие сообщения и принять
решение ответить на них позже. Я подразумеваю под этим
выполнение тех действий, которых требует каждое пись-
мо. Если по тем или иным причинам завершить обработ-
