ку какого-то письма невозможно, сделайте все, что можете
в данный момент, и установите напоминание о необходи-
мости выполнить оставшиеся действия. Если на обработку
сообщения понадобится много времени, выделите нужный
интервал в своем рабочем графике и переместите письмо
в соответствующую папку. С помощью таких программ, как
Microsoft Outlook, это можно сделать так: щелкнуть мышью
на сообщении и перетянуть его в календарь на нужную дату
и время.
При обработке электронной почты нужно сделать сле-
дующее:
6. Разберите электронную почту сразу же! 205
1. Обработайте поступившее сообщение сразу же!
2. Поручите работу с письмом другому человеку.
Установите напоминание о необходимости просле-
дить за тем, какие действия предпринял этот человек,
если не получите ответа от него в разумные сроки.
3. Включите поступившее сообщение в список задач.
Если полученное электронное письмо требует от вас
действий, на выполнение которых понадобится 30 ми-
нут и более, включите их в список задач и установите
соответствующее напоминание.
4. Удалите поступившее сообщение или переместите его
в другую папку. Если это письмо не представляет для вас
особой ценности удалите его. Если вам его нужно со-
хранить переместите его в соответствующую папку.
Придерживаясь этих четырех правил, вы вскоре обнаружи-
те, что у вас стало уходить гораздо меньше времени на об-
работку электронной почты.
Далеко не все из нас могут придерживаться такого ре-
жима работы, который позволяет ежедневно полностью об-
рабатывать всю входящую корреспонденцию. Для тех, кто
идет по пути обработки самых важных сообщений и сорти-
ровки по определенным критериям других, поступивших
в папку «Входящие», существуют инструменты, которые по-
могут сделать это.
В большинстве почтовых приложений предусмотрена
возможность сортировки входящих сообщений по степе-
ни важности, а также маркировки разными цветами писем
от разных отправителей. Вы можете выделить особое поле
или маркировать определенным цветом письма от своего ру-
ководителя с тем, чтобы очередное сообщение, поступившее
от него, перемещалось в верхнюю часть папки «Входящие»
тем самым ему будет присвоен высший приоритет. Если у вас
мало времени, вы можете применить четыре представленных
206 Работай меньше, успевай больше
выше правила к письмам своего босса и очистить хотя бы
этот раздел папки «Входящие». После чего займитесь более
важными на текущий момент делами.
