Отключите функцию уведомления
Во многих программах электронной почты предусмотрена
функция визуального или звукового уведомления о посту-
плении сообщений. Я настоятельно рекомендую вам отклю-
чить ее. Вам не нужно, чтобы что-то напоминало вам о том, чем вы не собираетесь заниматься в данный момент. Эти
уведомления будут только отвлекать вас.
Мгновенный обмен сообщениями
В некоторых компаниях службы мгновенного обмена со-
общениями используются весьма активно, в других нет.
Иногда IM-мессенджер действительно может заменить
электронную почту например, если кто-то хочет сооб-
щить вам, что он в офисе и вы можете связаться с ним прямо
сейчас. Службы мгновенного обмена сообщениями весьма
полезны и в случае, когда вам необходимо оперативно на-
значить время или дату совещания. Если все его предпола-
гаемые участники находятся в данный момент в Сети, они
могут сразу же дать вам свое согласие и подтвердить приход.
Однако IM-мессенджеры не предназначены для проведения
самого обсуждения. Их целесообразно использовать для бы-
строго обмена сообщениями. Если кто-то пытается вовлечь вас
в дискуссию через одну из таких систем, поинтересуйтесь у это-
го человека, готов ли он пообщаться лично или по телефону.
Папка «В работе»
Как уже говорилось выше, некоторые люди хранят всю
свою почту в папке «Входящие» и используют функцию по-
иска в процессе работы с этой папкой. Я убежден, что всем
нам необходимо создать в папке «Входящие» специальную
6. Разберите электронную почту сразу же! 207
вложенную папку «В работе». Любая задача, находящаяся
в работе, обязательно требует определенных действий со сто-
роны другого человека, прежде чем вы сами сможете присту-
пить к ее решению. Вам не нужно, чтобы что-то постоянно
напоминало о том, чем вы не можете заняться в данный мо-
мент. Вместо того чтобы оставлять такое сообщение в папке
«Входящие», где оно будет вам немым укором, переместите
его в папку «В работе». Если вы отправляете письмо, требу-
ющее от вас определенных дальнейших действий, вы може-
те тем или иным образом отметить его, воспользовавшись
функцией маркировки, предусмотренной в большинстве
почтовых приложений. С таким письмом можно поступить
и по-другому: переместить его из папки «Отправленные»
в папку «В работе». Если вы возьмете за правило ежедневно
просматривать эту папку, вы сможете найти в одном месте
все письма, требующие дополнительных действий.
Установка напоминаний
Если в процессе обработки электронной почты, бумажных
документов и прочей информации у вас возникает необхо-
димость в напоминании о том, что вам нужно сделать что-
то в определенное время или до истечения какого-то срока, я могу предложить вам несколько проверенных правил, ко-
