Соберите факты.
На их основании определите суть проблемы.
Ватанабе считает, что проблема должна решаться там,
где протекает рабочий процесс, а не на совещаниях или
в конференц-залах. Если она решается в соответствии с та-
ким подходом, это способствует устранению необходимости
в совещаниях и сокращению их количества.
Благодаря такому подходу решение будет найдено не в ходе
абстрактного обсуждения в зале совещаний, а в результате
посещения того места, где возникла проблема, сбора фактов
и выработки решения на их основе.
* Цит: по Ланд., блог Training Within Industry (http://www.trainingwithinindustry.
blogspot.com), пост Go See Confi rm; Genchi-Genbutsu. Прим. авт.
304 Работай меньше, успевай больше
Часть вторая: если вы намерены провести
совещание, сделайте это правильно
Итак, вы проанализировали совещания, в которых уча-
ствовали в недавнем прошлом, и нашли способы сократить
их количество, взяли на вооружение подход, согласно ко-
торому необходимо отправиться к источнику проблемы,
понаблюдать, послушать, собрать факты и найти возмож-
ные варианты решения. В итоге сократилось количество
совещаний, где вам необходимо присутствовать. Однако
даже в этом случае останутся те, в которых вам придется
принимать участие.
Давайте начнем с определения разных типов совещаний.
От этого зависит, как к нему следует подготовиться и каким
будет состав его участников.
Инструктивные совещания. На совещаниях тако-
го типа происходит обмен информацией, и они, как
правило, проводятся с определенной периодично-
стью. Например, руководитель отдела может их про-
водить утром по понедельникам, чтобы ознакомить
подчиненных с результатами работы за прошедшую
неделю и с планами на следующую. Это может быть
презентация, которую дает президент компании перед
всем коллективом. В большинстве случаев количество
участников совещаний такого типа не ограничено.
Подготовкой, как правило, занимается докладчик.
Совещания по вопросам планирования. У руководителей
компании может возникнуть необходимость обсудить
стратегические цели и инициативы на предстоящий
год или квартал, или включить планирование бюджета
в стратегический план компании. Совещания по вопро-
сам планирования могут проводить также члены ко-
манды по реализации проекта с тем, чтобы определить
11. Как сделать совещания эффективными 305
дальнейшие действия, которые необходимо предпри-
нять, и проконтролировать ход работ по проекту.
