ной фармацевтической компании, практикующей вы-
ездные совещания на целый день, руководитель насто-
ял на том, чтобы в графике их проведения был выделен
определенный промежуток времени, в течение которо-
го присутствующие могли бы проверить электронную
или голосовую почту, а также решить другие рабочие
вопросы. Проведение совещаний строго по графику
310 Работай меньше, успевай больше
и их своевременное начало и окончание позволяют су-
щественно повысить их эффективность.
Введите запрет на использование ноутбуков, смарт-
фонов, мобильных телефонов и любых других цифро-
вых устройств во время совещаний.
Используйте современные технологии для повышения
эффективности совещаний. В частности, если присут-
ствующие отдают предпочтение визуальному воспри-
ятию информации, используйте для этого световые
панели и ЖК-мониторы.
Совет. Применение теле- и видеоконференций позволяет сократить
время, которое требуется для того, чтобы добраться до места про-
ведения совещания.
Если в совещании участвует больше шести-семи че-
ловек, которые должны принять решение по тому или
иному вопросу, разбейте их на две подгруппы и по-
ручите каждой проработать разные аспекты вопроса,
по которому будет приниматься решение.
Если цель совещания путем мозгового штурма сгене-
рировать несколько творческих идей, сфокусируйте вни-
мание участников на рассматриваемой теме и призовите
их придумать как можно больше решений, предложе-
ний и идей. Запишите их. Не прерывайте, не критикуйте
и не оценивайте предложения до тех пор, пока не выска-
жется каждый участник и пока не будете готовы проана-
лизировать весь перечень и выделить лучшие.
Будьте решительны. Совещания должны заканчивать-
ся принятием решений и распределением заданий
по их выполнению.
В конце совещания председатель должен подвести его
итоги и перечислить все принятые решения.
11. Как сделать совещания эффективными 311
По итогам совещания составьте список тех действий,
которые необходимо предпринять. Определите суть
каждой задачи, а также кто, когда и где будет ее вы-
полнять. (Обеспечьте четкую формулировку задач
с указанием сроков их исполнения.)
Завершите совещание, договорившись с его участни-
ками о том, как будет осуществляться контроль за вы-
полнением поставленных задач.
После совещания
