308 Работай меньше, успевай больше
Если на совещании необходимо принять те или иные
решения, выберите процедуру их принятия. Вот не-
которые возможные варианты: демократия (принятие
решений большинством голосов), единодушное реше-
ние (согласие всех присутствующих). Участники сове-
щания выдвигают предложения, а руководитель при-
нимает окончательное решение.
Если совещание особенно важное, председатель мо-
жет заранее встретиться с его участниками, а также
составить его повестку дня и определить цель и тре-
буемый результат, чтобы не отвлекаться на это в ходе
совещания и успеть рассмотреть все вопросы.
Во время совещаний
Начинайте совещание вовремя, несмотря на отсут-
ствие некоторых участников.
Разъясните присутствующим цель и задачи совеща-
ния, чтобы достичь согласия с ними по поводу ожи-
даемого результата.
Согласуйте с участниками совещания процесс приня-
тия решений. Будут ли они приниматься посредством
консенсуса (каждый присутствующий высказывает
свое мнение, и все приходят к единогласию)? Или это
будет единоличное решение, принятое руководителем
на основании результатов совещания и предложений,
сделанных его участниками?
Придерживайтесь графика проведения совещания.
Делайте записи о его ходе. Сотрудник, который кон-
тролирует время, должен проследить за тем, чтобы
совещание закончилось вовремя. Для того чтобы та-
кие мероприятия не затягивались, желательно прово-
дить их во время обеденного перерыва, или как дела-
ют в одном из наших европейских представительств,
11. Как сделать совещания эффективными 309
перед началом или после окончания рабочего дня. Еще
один вариант проводить совещания «на ходу», ког-
да в помещении нет стульев (в этом случае усталость
не позволит слишком затянуть совещание).
Рис. 11.2. Придерживайтесь графика проведения совещания
До окончания совещания
осталось 10 минут.
Давайте заканчивать
Как правило, совещания занимают все отведенное
для них время. Выделяйте на них от 20 до 50 минут.
В одном из подразделений компании Toyota действует
ограничение, согласно которому совещания не должны
продолжаться более 50 минут; при этом их участникам
предоставляется 10 минут на подготовку. В одной круп-
