Такеши Кавабэ
Хорошо организованные совещания
Если вы тщательно проанализировали график проведения со-
вещаний, исключили из него те, в проведении которых нет не-
обходимости, используете метод PEP-обхода рабочих мест для
решения проблем и сократили количество совещаний, на кото-
рых вам нужно присутствовать, следующий шаг, который вам
предстоит сделать, это научиться правильно проводить со-
вещания, если в этом все-таки возникает необходимость.
Чтобы совещания дали желаемый результат, их нужно
тщательно готовить. В этом вам помогут следующие реко-
мендации.
Прежде всего определите, есть ли необходимость в про-
ведении совещания. Может, вопрос можно решить по-
средством телефонного звонка или электронного пись-
ма? Если вы пришли к выводу, что в данном случае
11. Как сделать совещания эффективными 307
совещание лучший (или единственный) способ ре-
шения вопроса, сделайте то, что сказано ниже.
Укажите цель и задачи совещания. Составьте четкое
представление о том, какой результат хотите полу-
чить, в том числе какие решения должны быть на нем
приняты и какие вопросы решены.
Определите, кто должен принять участие в совещании,
чтобы можно было получить нужный результат. Сколько
будет людей? ( Примечание. Количество участников сове-
щания по принятию решений должно быть ограничен-
ным. Если в нем участвуют больше шести-семи человек,
процесс принятия решений может затянуться. В слу-
чае проведения инструктивных совещаний количество
участников, как правило, не ограничивается.)
Определите время, место и предполагаемую продол-
жительность совещания.
Заблаговременно составьте повестку дня.
Заранее разошлите участникам совещания информа-
ционные материалы, имеющие отношение к рассма-
триваемому вопросу, чтобы они могли с ними ознако-
миться до проведения совещания.
Определите функции сотрудников во время сове-
щания. (Если кто-то из его участников вспыльчив
по натуре или тормозит процесс принятия решения,
рассмотрите возможность привлечения человека, ко-
торый уладит назревающий конфликт. Кроме того, по-
ручите одному из сотрудников стенографировать со-
вещание, а другому следить за временем. Секретарь
должен подготовить протокол совещания и раздать
его копии всем участникам в конце совещания, а со-
трудник, контролирующий время, должен следить
за соблюдением графика.)
