Протокол совещания должен составляться в день его
проведения и включать перечень тех действий, кото-
рые необходимо предпринять. Копии протокола сле-
дует предоставить всем участникам совещания.
Выберите способ распространения копий протокола.
Для этого можно использовать электронную почту
или опубликовать его в корпоративной сети, где все
участники совещания смогут получить к нему доступ.
Помните: чем меньше электронных писем, тем лучше!
Активно отслеживайте ход выполнения задач, постав-
ленных в ходе совещания.
Резюме
Лучший способ повысить эффективность совещаний
не проводить их без надобности. Сделайте все возможное, чтобы исключить из своего рабочего графика непродуктив-
ные, неэффективные или ненужные совещания.
Прежде чем проводить совещание, примените метод
PEP-обхода рабочих мест и проанализируйте проблему не-
посредственно там, где она возникла. Если вы все же убеж-
дены в необходимости проведения совещания для поиска
решения проблемы, проведите его там, на месте. При этом
312 Работай меньше, успевай больше
хорошо подготовьтесь к нему, правильно проведите, прими-
те нужные решения, составьте план дальнейших действий,
распределите задачи и проконтролируйте их выполнение.
Выводы и рекомендации
1. Возможно, лучшее совещание то, которое так
и не было проведено. Периодически повторяющиеся
совещания в большинстве случаев не достигают своей
цели. Начните с анализа тех совещаний, которые посе-
тили в последние пару месяцев. Оцените их уместность,
важность и цель. Максимально сократите количество
совещаний.
2. Столкнувшись с той или иной проблемой, пойдите
на место ее возникновения и понаблюдайте, послу-
шайте, соберите факты и найдите способ ее решения.
3. Если вам все-таки необходимо провести совещание
по этому вопросу, проводите его в том месте, где вы-
полняется работа и возникла проблема.
4. Назначив совещание, подготовьтесь к нему. Во время
подготовки определите цель и задачи совещания, по-
вестку дня, функции участников, помещение, время
и продолжительность совещания, а также подготовьте
необходимые материалы.
5. Обеспечьте правильную организацию совещаний.
Начинайте и заканчивайте их вовремя. Проследите,
чтобы участники совещания не отклонялись от темы.
Составьте план действий по итогам совещания (шаги,
которые предстоит предпринять), четко сформулируйте
задачи и укажите, кто, когда и где должен их выполнить.
