на известную вам информацию, что существенно повысит
его качество и содержательность в глазах клиента.
Предположим, вы пишете письмо от руки. Что необхо-
димо сделать с папкой клиента после того, как закончите
писать и будете готовы положить письмо в лоток для ис-
ходящих бумаг? Вы должны уделить одну-две минуты тому,
чтобы привести эту папку в порядок. Разложите письма
в хронологическом порядке, так, чтобы самое последнее
письмо лежало сверху. Удалите копии писем. Если в папке
есть визитные карточки, закрепите их с помощью степлера, 318 Работай меньше, успевай больше
чтобы они не выпали из папки и не потерялись. Вы може-
те также положить их в адресную картотеку. Все это займет
у вас две минуты, не больше! Когда вернете папку на место, она будет даже в лучшем состоянии, чем прежде. Это и есть
поддержание порядка.
Такая рутинная практика поддержания порядка приме-
нима и к файлам, которые хранятся в вашем компьютере.
Если составленное вами письмо находится в папке клиен-
та, быстро просмотрите в ней остальные письма, удалите
ненужные и упорядочьте то, что осталось. Один из моих
коллег насчитал около 1800 сообщений в чьем-то ящике
электронной почты. Никто не может эффективно работать
с таким большим объемом информации. Тот человек просто
не упорядочивал (или, что более вероятно, не удалял) пись-
ма по мере их обработки. И дело здесь не в нехватке време-
ни, а в том, что поддержание порядка необходимо сделать
обязательной частью рабочего процесса.
Облегчите свою работу
Цель поддержания порядка состоит в том, чтобы облегчить
людям работу. Если в копировальной машине заканчивает-
ся бумага в тот момент, когда вы делаете копии, заправьте
ее до рабочего уровня. Не кладите в лоток десяток листов, которых хватит только вам, а следующий человек опять
останется без бумаги. Не оставляйте свои файлы и папки
для бумаг в таком безнадежном состоянии, что никто, в том
числе и вы сами, не сможете в них разобраться. Вместо этого
превращайте все, к чему прикоснулись, в инструмент повы-
шения эффективности работы.
Живите под девизом: «Делайте свою работу и приводите
все в порядок по мере ее выполнения!»
Поддержание порядка подразумевает такую орга-
низацию рабочего процесса, которая бы облегчала вам
12. Поддерживайте порядок сразу же! 319
продвижение вперед. Если в вашем степлере закончи-
лись скобки, вставьте новый блок. Если вы открываете
ящик стола и видите, что скобок нет, отправьтесь в от-
дел снабжения сразу же и возьмите там коробку скобок.
Заполните степлер и продолжайте работу. Не оставляйте
мелкие вопросы нерешенными, чтобы впоследствии они
не помешали вашей работе. Ничто так не раздражает,
как ситуация, когда вы пытаетесь записать телефонное
