Если вы правильно организовали рабочий процесс, мини-
мум того, что вам предстоит делать (а это уже лучше, чем ни-
чего), каждый день перед уходом домой приводить свой
рабочий стол в порядок.
Что делать, если все идет не так, как надо
Итак, вы привели в порядок рабочий стол и офис, который
выглядит теперь как кабина самолета F-16, и организован-
ны как никогда раньше. У вас, наконец, выработался такой
порядок работы, который позволяет держать под контролем
ежедневный поток бумаг, сообщений, информации, элек-
тронных писем и т.д. По пятницам вы составляете план ра-
боты на предстоящую неделю. Вы купили ноутбук и начали
осваивать программы для организации рабочего процесса.
Вы довольны собой, немного расслабились и вдруг оказы-
ваетесь в безвыходном положении! Вас вызывают в Токио, чтобы вы на полтора месяца заменили своего коллегу. Или
крупный клиент хочет проверить, как вы ведете его счет,
12. Поддерживайте порядок сразу же! 331
и вам необходимо провести презентацию так, чтобы со-
хранить клиента, поэтому работаете над презентацией две
недели подряд по шестнадцать часов в день. Или едете в от-
пуск, а по возвращении обнаруживаете в офисе завал невы-
полненной работы и полный хаос. С вами обязательно будет
происходить нечто подобное. И поверьте: лучше грамотно
подойти к поиску выхода из таких ситуаций.
Насколько я могу судить по своему опыту, люди не всегда
прибегают в таких случаях к помощи новых методов работы.
Напротив, они часто возвращаются к старым привычкам.
Признайтесь честно, вы тоже в таких ситуациях прибегали
к старым методам, не так ли? По всей вероятности, вам было
очень трудно организовать рабочий процесс. И теперь снова
надо повторить всю программу PEP! Вы уже сделали одну
попытку, но просто не относитесь к числу организованных
людей. Поверьте, я не раз слышал все это. Но не отчаивай-
тесь и не сдавайтесь. Существует легкий и безболезненный
способ справиться с этим. Посвятите один день организа-
ции рабочего процесса по принципу «Сделайте это сразу
же». Повесьте на дверь записку, сообщающую, что вас не бу-
дет целый день, а затем очистите стол от всех бумаг (разло-
жите их по местам), обработайте электронную почту, обно-
вите список задач, приведите в порядок документы, которые
хранятся на вашем компьютере, иными словами, выпол-
ните еще раз весь процесс организации рабочего места! Он
пройдет гораздо легче и займет меньше времени, чем тогда, когда вы делали это в первый раз: несколько часов работы
и у вас снова все под контролем.
Для того чтобы день, посвященный наведению порядка,
прошел продуктивно, старайтесь ежедневно полностью об-
рабатывать поток входящей информации. Если на протя-
жении нескольких дней вам приходилось тратить все свое
время на подготовку презентации, уделите один час об-
