девизы, как «профессиональная стрижка газонов: скидка 10 %», «стильная одежда: гарантия, качество, цены договорные», «автозапчасти: большой выбор, низкие цены, скидки», «горячая пицца более 30 видов: круглосуточная быстрая доставка» и др., и предназначена для раздачи на выставке, для вкладывания в пакеты при упаковке купленного товара, для посетителей фитнес-клуба, стоматологической клиники и т. п. В таких случаях затраты на изготовление визитных карточек могут быть квалифицированы в качестве нормируемых рекламных расходов на основании подп. 28 п. 1 ст. 264 и абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ при условии соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 26.10.2007 № 20– 12/102557).
Вместе с тем необходимо отметить, что нельзя признать в налоговом учете в качестве рекламных расходов расходы на изготовление визитных карточек с рекламными лозунгами или девизами, но предназначенных для раздачи конкретным лицам – например, участникам выставки, имеющим специальные приглашения. Поэтому лучше не использовать рекламные лозунги и девизы при изготовлении визитных карточек, предназначенных для раздачи конкретным лицам.
6.4.2.3. Визитные карточки для неформальных встреч
К таким визиткам относятся семейные визитные карточки, специальные персональные визитные карточки для неформальных встреч, визитные карточки неофициального характера с буквенными обозначениями согласно стандартной международной символике. Их обычно изготавливают для VIP-персон – топ-менеджеров, членов совета директоров, собственников компаний. [31]
Затраты на изготовление перечисленных визитных карточек не могут быть признаны для целей исчисления налога на прибыль, как не удовлетворяющие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 49 ст. 270 НК РФ).
При использовании VIP-персонами таких визитных карточек у них возникает доход, подпадающий под объект обложения налогом на доходы физических лиц. Так, согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации оплата (полностью или частично) VIP-персон работ по изготовлению перечисленных выше визитных карточек в их интересах относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Соответственно, компания, как налоговый агент, должна удержать налог на доходы физических лиц со стоимости изготовления подобных визиток (с учетом НДС).
6.4.3. Документальное оформление операций поступления и выдачи визиток
Во исполнение требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 1 ст. 252 НК РФ, а также в целях снижения потенциальных налоговых рисков рекомендуем оформить следующий пакет документов, подтверждающий операции поступления и выдачи визитных карточек, включающий в себя:
– договор с исполнителем на разработку дизайн-макета и изготовление визитных карточек;
– товарная накладная (унифицированная форма № ТОРГ-12), являющаяся первичным документом для торговых операций, служащим основанием для принятия к учету изготовленных визитных карточек. Товарная накладная составляется в двух экземплярах: первый экземпляр остается у организации- исполнителя, сдающей товарно-материальные ценности (в рассматриваемой ситуации – визитные карточки), и является основанием для их списания; второй экземпляр передается сторонней организации (заказчику) и является основанием для принятия к учету визитных карточек.
Согласно п. 1 и 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные законом обязательные реквизиты.
Таким образом, принятие к учету визитных карточек может быть подтверждено налогоплательщиком (заказчиком) товарной накладной (форма № ТОРГ-12) либо иными документами, отвечающими требованиям п. 1 и 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Так, для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов может применяться также и накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15);
– двусторонний акт сдачи-приемки работ по дизайну, верстке и отрисовке логотипа визитных карточек. Необходимость этого документа обусловлена следующим.
Согласно положениям Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденного постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, к основным первичным документам отнесена товарная накладная (форма № ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету материалов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) также применяется в том числе для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов.
Поэтому факт выполнения таких работ, как, например, дизайн, верстка, отрисовка одного логотипа в кривых, незначительная правка готового дизайн-макета визитки, создание графических схем проезда на визитке (стоимость таких работ в ряде случаев не включена в стоимость изготовления визитных карточек), должен подтверждаться не товаросопроводительными документами, а документом, составленным исполнителем с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Таким документом, подтверждающим факт выполнения работ в соответствии с условиями договора, и как раз является двусторонний акт сдачи-приемки работ по дизайну, верстке и отрисовке логотипа;
– счет-фактура, выставленный исполнителем в адрес организации (заказчика) и оформленный с соблюдением требований ст. 169 НК РФ и Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914;
– отдельный внутренний организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором необходимо указать для каких целей изготовлены визитные карточки и утвердить перечень сотрудников организации, которым в силу их должностных обязанностей полагается выдача визитных карточек;
– внести соответствующее дополнение в должностные инструкции таких сотрудников, предусмотрев в них в качестве одной из должностных обязанностей сотрудника – поддержание деловых контактов с партнерами и контрагентами компании.
Обращаем особое внимание на важность этого документа: так как визитки изготавливаются по заказу организации и выдаются сотрудникам для выполнения ими своих должностных обязанностей для поддержания деловых контактов с партнерами и контрагентами организации в интересах самой организации, то никакой экономической выгоды в денежной или натуральной форме такие физические лица не получают. Поэтому стоимость изготовления визитных карточек к доходам сотрудников не относится и соответственно не подлежит включению в облагаемый налогом на доходы физических лиц доход.
Дополнение к должностной инструкции МЕНЕДЖЕРА ПО РЕКЛАМЕ
… организует связи с деловыми партнерами Общества, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности Общества.
В целях выполнения своих должностных обязанностей:
… участвует в проводимых Обществом совещаниях, переговорах, конференциях, выставках, в том числе с иностранными партнерами, по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;
… представляет Общество в сторонних организациях по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;
… организует и поддерживает постоянные контакты со средствами массовой информации, агентствами
